Offertegenerator zorgt voor uniforme, foutloze offertes voor DataByte

DataByte brengt duizenden offertes per jaar uit. Tot voor kort was het opstellen van offertes een ingewikkelde en arbeidsintensieve klus. De informatie werd handmatig uit verschillende systemen gehaald. B-ware heeft de werkwijze voor het genereren van klantspecifieke offertes sterk vereenvoudigd en de kans op fouten geminimaliseerd.

Integratie met BusinessBase en SharePoint

Bij DataByte is informatie over producten en klanten vastgelegd in CRM-systeem BusinessBase. Medewerkers moesten de juiste informatie uit BusinessBase halen. Overige informatie, bijvoorbeeld over diensten, werd gekopieerd uit een Word-document. Het vinden en samenvoegen van alle benodigde informatie was tijdsintensief en foutgevoelig. Bovendien verschilde de opmaak van offertes nogal van elkaar. Directeur John de Jongh kwam daarom bij ons met vier wensen:

  1. De benodigde gegevens op een gestructureerde manier verzamelen en bijeen zetten;
  2. De kans op fouten in offertes beperken tot een absoluut minimum;
  3. Teksten standaardiseren en eenvoudig zelf kunnen bewerken/onderhouden;
  4. De lay-out en leesbaarheid van offertes verbeteren.

Hoe werkt de Offertegenerator?

Medewerkers maken een order aan in BusinessBase en selecteren die order vanuit DocumentenSysteem DocSys. Ze kunnen kiezen voor een uitgebreide of een simpele offerte en aangeven of BTW wel of niet opgenomen moet worden. De informatie uit BusinessBase wordt één op één gebruikt om een offerte op maat te genereren en indien gewenst berekent DocSys de BTW en totaalprijs inclusief BTW. Door deze werkwijze worden fouten voorkomen. Iedere offerte is perfect gepersonaliseerd en voorzien van de juiste informatie over de gevraagde producten en/of diensten.

Eenvoudig te beheren Tekstblokken

Informatie die DataByte niet kwijt kan in BusinessBase, zoals teksten over leveringscondities, het SLA en Algemene verkoop-, leverings- en betalingsvoorwaarden, staat niet meer in een Word-document, maar is vastgelegd in de vorm van tekstblokken. Deze tekstblokken staan in DocSys en worden automatisch voorzien van klantspecifieke gegevens zoals de klantnaam en kosten van werkzaamheden toegevoegd aan de offerte. Tekstblokken zijn eenvoudig te beheren. Als beheerders wijzigingen in Tekstblokken doorvoeren zijn deze nieuwe Tekstblokken direct organisatiebreed beschikbaar. Iedereen werkt hierdoor altijd met actuele informatie.

Snelle ROI: 10 minuten besparing per offerte

Door de nieuwe werkwijze wordt ongeveer 10 minuten per offerte bespaard. Dit betekent dat de investering na iets meer dan een half jaar is terugverdiend.

Eenvoudig te koppelen met SharePoint

De Offertegenerator is eenvoudig uit te breiden met een koppeling met SharePoint, zodat offertes in de toekomst ook geautomatiseerd opgeslagen kunnen worden in SharePoint. Indien gewenst is het ook mogelijk om rechtstreeks vanuit SharePoint documenten te maken.

Lees meer over de Offertegenerator

“Dankzij de Offertegenerator kost het maken van offertes veel minder tijd en zijn veelvoorkomende fouten uitgesloten. Er is meer tijd voor persoonlijke aandacht voor de klanten en opmaak en inhoud van iedere offerte is keurig verzorgd. Dit hadden we eerder moeten doen.”
John de Jongh, Directeur DataByte

Over DataByte

DataByte is een allround ICT-adviseur en leverancier die zich onderscheidt door het échte gesprek te voeren met haar klanten. De persoonlijke aanpak is het uitgangspunt. Van advies tot implementatie, DataByte denkt mee om de best-mogelijke oplossing te bieden voor iedere organisatie.

Naar het cases overzicht

Zelf de mogelijkheden zien?

We vertellen u graag meer over de mogelijkheden. Neem nu contact op voor een vrijblijvend advies of maak een afspraak voor een gratis demonstratie bij u op locatie. 
We zijn telefonisch bereikbaar via 053 – 789 0 987.

Informatie aanvraGEN Neem contact op