DocSys Online ontwikkelingen mei 2017

Geplaatst op in de categorie nieuws

De ontwikkelingen van maart tot en met mei hadden niet te maken met het maken van documenten, maar meer het werk ervoor en erna. Het is mogelijk om vanuit de nieuwe layout van SharePoint Online meteen je goede huisstijl document te starten, waarbij ook het opslaan meteen weer dezelfde locatie geselecteerd heeft. Op deze manier kan je snel een huisstijl document maken met alle functionaliteiten van DocSys Online. Verder hebben we onze nieuwe add-in afgerond, welke gebruikers in staat stelt om documenten te heropenen om bijvoorbeeld de dagtekening later aan te passen.

Starten vanaf SharePoint

Starten vanaf SharePoint
Starten vanaf SharePoint

SharePoint Online is onderhevig aan grote wijzigingen, waaronder een volledig nieuwe layout. Deze layout is volop in ontwikkeling en heeft onderwater nog niet alle functionaliteiten van de oude layout. Een van deze missende functionaliteiten is de mogelijkheid om de ‘Nieuw’ of ‘New’ knop uit te breiden met eigen code. Hierdoor is het niet mogelijk om naast de standaard ‘Word’, ‘Excel’, ‘PowerPoint’, de huisstijl documenten toe te voegen. De oplossing bestaat uit een menu item ernaast toe te voegen, met alle huisstijldocumenten op 1 plek. Bijkomend voordeel is dat deze manier in de oude en in de nieuwe layout van SharePoint werkt, zodat je zelf de keuze hebt welke layout gebruikt wordt binnen de organisatie. Uiteraard zit alle functionaliteit van de oude methode er ook in, zodat DocSys Online direct weet waar het document opgeslagen moet worden.

Heropenen
Heropenen

Heropenen

Heropenen is een van de functionaliteiten die beschikbaar was in DocSys.Web, maar nog niet in DocSys Online. Het gaf wat uitdagingen, omdat DocSys Online niets lokaal installeerde. Alhoewel dit qua onderhoud en updates alles makkelijker maakte, is het moeilijker om in te grijpen op acties die bij een gebruiker lokaal gebeurde. B-ware is gelukkig niet de enige die aan het programmeren is, en Microsoft is druk aan de weg met javascript add-ins. Deze add-ins geven gebruikers de mogelijkheid om binnen Office producten acties uit te voeren, maar hoeven niet uitgerold te worden naar alle lokale machines. Alle functionaliteit, zonder de moeite en bijbehorende kosten dus.

Uitrol

De add-in bestaat uit een manifest file, en een of meerdere webpagina’s om te tonen. De manifest file beschrijft de knoppen en waar alle plaatjes en webpagina’s staan, de daadwerkelijke functionaliteit zit in de webpagina’s. Om de functionaliteit onderhoudbaar en herkenbaar te maken, zijn de webpagina’s opgenomen in DocSys Online. Hierdoor is het invulscherm hetzelfde, met de huisstijl zoals in de rest van de applicatie. Het uitrollen van de add-in bestaat dan ook uit niets meer dan Office 365 vertellen waar de manifest staat en wie er gebruik van mag maken. De rest wordt door Office afgehandeld, zonder benodigde inspanning qua uitrollen. Updates, aangenomen dat er geen URL’s wijzigen of knoppen bij moeten komen, hoeven alleen op de server geplaatst te worden en worden dan automatisch uitgerold naar alle gebruikers. Uiteraard maakt de heropenen functionaliteit gebruik van dezelfde security en Single Sign On als DocSys Online zelf, waardoor een gebruiker die niet bij een document mag, hem ook niet zo maar mag heropenen.

Office 365 Add-in uitrol
Office 365 Add-in uitrol

Functionaliteiten

Nadat een document met DocSys gemaakt is, bevat het alle relevante informatie. Met behulp van de knoppenbalk kan een gebruiker kiezen om het document te heropenen en bijvoorbeeld de ondertekenaar te wijzigen, of gewoon de dagtekening van de brief aan te passen naar de dag van versturing. Onder water maakt de heropenen functionaliteit gebruik van DocSys Online, dus alle functionaliteiten kunnen gebruikt worden, en het scheelt onderhoud. Je krijgt hetzelfde scherm te zien als bij het maken van een document, maar dan zit bovenin een grote knop om het document bij te werken. Op deze manier heb je de controle over het document, terwijl je tegelijkertijd de huisstijl bewaakt.

Feature flags

Feature flag configuratie
Feature flag configuratie

De laatste functionaliteit die geïmplementeerd is, zijn de feature flags. Feature flags zijn een handige manier om bepaalde functionaliteiten aan of uit te zetten. Ze waren al verborgen in de applicatie, maar nooit duidelijk aangeduid dat het feature flags waren. Sinds de functionaliteit van favorieten in DocSys Online gerealiseerd is, was de mogelijkheid om dit voor de hele applicatie uit te schakelen al beschikbaar onder functionele instellingen. We hebben alle flags die functionaliteiten aan of uit zetten nu bij elkaar gegroepeerd en duidelijk bovenaan gezet. Dit moet ook helpen bij migraties van functionaliteiten in de toekomst. Updates van producten kunnen doorgevoerd worden zonder impact van gebruikers, en als er besloten wordt om van nieuwe functionaliteiten gebruik te maken, is hier niet een nieuwe release of een support ticket voor nodig.

 

Paul Wierstra | Product & Project Manager DocSys Online

Tags

Terug naar het overzicht