DocSys Online ontwikkelingen Q2 2018

Geplaatst op in de categorie nieuws

Ook bij ons stond de afgelopen periode in het teken van de AVG, lees hier over de ontwikkelingen van DocSys Online van het afgelopen kwartaal.

Statistieken

De statistiekenpagina heeft een facelift gehad. De pagina is helemaal opnieuw ontworpen om zo beter inzicht te kunnen geven in het daadwerkelijke gebruik van het systeem. Tevens is het nu mogelijk om op meer criteria te filteren, om te kijken welke modellen en standaarddocumenten het meest gebruikt worden.

Ook is het nu mogelijk te filteren op mappen. Omdat meerdere van onze klanten de modellen en tekstblokken voor hun verschillende bedrijfsonderdelen in mappen hebben staan, geeft dit inzicht in het gebruik van DocSys Online door de verschillende indelingen.

Tevens is de pagina in lijn gebracht met de Algemene Verordering Persoonsgegevens (AVG). Hierdoor zijn gebruikersgegevens die niet relevant zijn voor het bepalen van de statistieken niet meer zichtbaar op de statistiekenpagina.

Anonimisering

Naar aanleiding van de AVG hebben we met een kritische blik gekeken welke persoonsgegevens we in onze systemen gebruiken. Hierbij zijn we tot de conclusie gekomen dat een deel van deze gegevens niet noodzakelijk is op alle plekken waar deze gebruikt werden. Dit hebben we aangepakt. Zo worden namen niet langer vermeld op de statistiekenpagina en worden bij klanten die gebruik maken van onze Application Insights geen persoonlijke gegevens meer vermeld.

Gegevensbeheer

Een belangrijk punt in de AVG is verder ingevuld door het eenvoudiger te maken voor gebruikers om hun gegevens te kunnen downloaden en inzien, en ook hun accounts te kunnen verwijderen.

Tevens hebben we hiervoor geïmplementeerd dat concepten van documenten na een bepaalde tijd automatisch gewist kunnen worden. Concepten die langere tijd niet zijn aangepast of aangeraakt kunnen vanzelf worden verwijderd.

Standaarddocumentrapportages

Om beter inzicht te kunnen geven in de functionele kant van standaarddocumenten en tekstblokken zijn er standaarddocumentrapporten geïntroduceerd. Voorheen hebben we de vraag ontvangen of we alle mogelijke varianten van een standaarddocument zoals bijvoorbeeld een arbeidscontract kunnen genereren.

Echter staat het veld van de combinatoriek binnen de wiskunde ons vaak niet toe alle mogelijkheden te genereren. Daarom is er gekozen om een rapport te kunnen genereren waarin alle beslissingen in tekstuele vorm zijn weergegeven. Op deze manier is het mogelijk om overzichtelijk te krijgen hoe velden van elkaar afhangen en hoe bepaalde stukken tekst soms verschijnen.

ValidSign

Om onze klanten een groot pallet aan standaardkoppelingen aan te kunnen bieden is er een koppeling gelegd met ValidSign. Op deze manier kunnen document die gegenereerd zijn met DocSys Online vervolgens digitaal ondertekend worden. Ook zorgen we zo dat ons product met de meest gangbare softwarepakketten voor digitaal ondertekenen overweg kan.

Tags

Terug naar het overzicht