DocSys Online ontwikkelingen Q4 2017

Geplaatst op in de categorie nieuws

Nu 2017 ten einde is, is het ook tijd om te kijken naar de laatste ontwikkelingen bij DocSys Online. De meeste ontwikkelingen hebben te maken met de verscheidene klantprojecten die uitgevoerd zijn in het kwartaal, maar toch algemeen nut hebben. Verder zijn we wederom verder gekomen met het bewerken van tekstblokken in de browser.

Velden en controls in tekstblokken

tekstblok editor control attributenEerder kon een tekstblok in de browser alleen tekst en paragrafen bevatten. Dit is nu uitgebreid met invulvelden, ook wel controls genoemd, en het onderliggend veld waar de waarde in staat. Door meerdere controls naar hetzelfde veld te laten wijzen is het mogelijk om door eenmalig een control in te vullen, de waarde overal gebruikt wordt.

Uiteraard kunnen velden ook verwijderd worden, of hernoemd. Als een veld verwijderd wordt, is het niet mogelijk om het tekstblok op te slaan tot alle controls weer een valide veld hebben. Hierdoor blijft het tekstblok altijd bruikbaar, en hoef je niet alle controls opnieuw in te voegen na het verwijderen van een onderliggend veld.

Voor het selecteren van een veld bij een control is de interface ook aangepast. De eerder gemaakte interface met de rechterbalk wordt ook hier voor gebruikt. De opties zijn afhankelijk van het element dat je geselecteerd hebt. Bij een paragraaf kan je bijvoorbeeld een stijl selecteren, en bij een control kan je een veld selecteren. Dit is nog uit te breiden met tabbladen, zodat we alle informatie op dezelfde plek kunnen tonen, en het makkelijk te vinden is.

E-mail test

SMTP test pagina

Voor sommige functionaliteiten binnen ons systeem versturen wij mail. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden bij het informeren van gebruikers dat er een concept overgenomen wordt door iemand anders, of een concept doorgegeven is aan degene die de mail krijgt. Verder wordt deze functionaliteit gebruikt in verschillende ‘ExportPlugins’. Een ExportPlugin is een plugin binnen DocSys, welke een optie aan de gebruiker aanbied om een document af te ronden. Standaard heeft DocSys de ExportPlugins meegeleverd om een document te downloaden, op OneDrive te plaatsen, op SharePoint te plaatsen en om E-mailondertekeningen te zetten.

Een ExportPlugin kan daarentegen ook voor een specifieke klant gemaakt worden, en kan dan bij veel functionaliteiten van DocSys Online, waaronder het versturen van e-mail. Voorbeelden hiervan is dat wij voor de HR afdelingen van Astellas en Grolsch documenten rondsturen omtrent de status van een nieuwe medewerker.

Nadat een installatie uitgevoerd is, moet alles ook getest worden. Het is daarentegen weer niet altijd gewenst om concepten te sturen, of bovengenoemde ExportPlugin te moeten gebruiken, om alleen het mailen te testen. Hierom is er onder het beheer van DocSys Online een pagina toegevoegd om een test e-mail te versturen. Dit scheelt het vervuilen van je database, of het onnodig versturen van mail naar een mogelijk verkeerd adres.

SAML 2.0 authenticatie

DocSys Online is een browser applicatie, en kan overal ter wereld beschikbaar zijn. De beschikbaarheid moet ook mogelijk zijn zonder verbonden te zijn met het interne netwerk van je bedrijf, zodat het thuiswerken of BYOD ondersteund wordt. Hierom maakt DocSys Online gebruik van de AD FS server van de klant, zodat ongeacht browser of device er meteen ingelogd kan worden. Tot voor kort werd de WS-Federation methode van de AD FS server gebruikt, maar sinds kort wordt de SAML2 methode ook ondersteund. Hiermee worden ook een aantal andere identity providers beschikbaar voor gebruik, eens wens vanuit onze recent geworven klant de Belastingdienst, maar nu beschikbaar voor iedereen.

Landafhankelijke boekvelden

Taalafhankelijke boeken Nederland

In Nederland maken we gebruik van een straat, huisnummer en postcode. Vaak staat hier nog een naam bij, en als het van buiten Nederland komt staat het land er ook bij. In principe is het mogelijk om de provincie er bij te plaatsen, maar dit is voor ons niet nodig. Dit geld daarentegen niet voor elk land, sommige landen hebben extra regels bij een adres staan of totaal andere informatie. Tot voor kort was het alleen mogelijk om alle velden te laten zien en te laten invullen. Dit had als nadeel dat je als gebruiker moet weten welke velden er benodigd waren voor Ierland, of Brazilië. Sinds kort kunnen we de benodigde velden tonen, en de overige velden verbergen.

Als voorbeeld hiervan is Ierland gekozen. Ierland komt redelijk overeen met Nederland, maar kan nog een ‘Gewest’ bij geplaatst worden. Als een gebruiker bij het land voor ‘Nederland’ kiest, wordt dit veld niet getoond, maar zodra de keuze naar ‘Ierland’ gaat wordt zonder een verversing van de pagina meteen de velden getoond. Als je alleen documenten naar adressen in Nederland verstuurd zal deze verandering weinig voor je meebrengen. Voor een klant als Heineken daarentegen, waar deze change voor is doorgevoerd, kan het een wereld van verschil maken.Taalafhankelijke boeken Ierland

Uiteraard is deze functionaliteit nu te gebruiken voor landvelden, maar is het ook mogelijk om deze functionaliteit te gebruiken bij voorbeeld ‘intern’ of ‘extern’ adres keuze. Het is de eerste stap in een uitbreiding van hoe onze boeken werken. Zodra we klaar zijn met de tekstblokken editor staat een update van boeken op de planning, waardoor we ook de mogelijkheid maken om extra velden toe te voegen, en extra veldtypes toegevoegd kunnen worden. Meer daarover later.

 

Outlook desktop e-mailondertekening instellen

Al een lange tijd is het mogelijk om op outlook online een e-mailondertekening in te stellen. In de desktop versie is het daarentegen een stukje moeilijker. Dit omdat je vanuit de browser niet bij de locatie kan waar Microsoft de ondertekeningen bewaart. Het is ook geen optie om een lange handleiding te schrijven, want het is niet waarschijnlijk dat deze gebruikt wordt.

De oplossing was simpel, binnen Outlook een COMAdd-in installeren, welke bij het opstarten kan draaien, of bij het klikken van een knop. Deze add-in maakt contact met DocSys Online en vraagt de nieuwste versie van de ondertekening op. Indien de informatie vanuit het AD beschikbaar is, kan de ondertekening zelfs automatisch aangemaakt worden, waardoor iedereen altijd de meest up-to-date versie van de ondertekening heeft.

Beheer pagina rechten per groep

Right group administrative pagesEr zijn verschillende soorten beheerders. Een van deze types, de superbeheerder, had als enige toegang tot de ‘beheer’ afdeling van DocSys Online. In het verleden is voor Alliander de mogelijkheid toegevoegd om groepen beheerders aan te maken, zodat dit decentraal geregeld kan worden. Dit is daarentegen niet altijd genoeg. Vanuit de Belastingdienst was de wens gekomen om een groep rechten te geven op een deel van de beheer pagina’s, maar niet op alle pagina’s.

De realisatie was dat per DocSys rechten groep, er nu 1 of meer pagina’s ingesteld kunnen worden waar deze groep rechten toe heeft. Voor modelbeheerders kan je de ‘Dependency viewer’ aanzetten, voor managers kan je de statistieken aan zetten en voor een servicedesk kan je de logfiles of support pagina aanzetten. Hierdoor is een flexibele role based access control mogelijk.

Zoals te lezen is er veel gebeurd in het laatste kwartaal. In het nieuwe kwartaal gaan we verder met de tekstblokken designer, en gaan we met onze klanten de samenwerking aan om te kijken wat er gewenst is en hoe dit gerealiseerd kan worden.

Paul Wierstra | Product & Project Manager DocSys Online

Tags

Terug naar het overzicht