E-mailhandtekening instellen

Automatisch de juist e-mailhandtekening voor alle medewerkers

Hoeveel e-mail wordt er vanuit uw organisatie verstuurd? Juist, e-mail is een veelgebruikt communicatiemiddel. Een bekend probleem is dat iedereen zijn handtekening naar eigen inzicht aanmaakt. Hierdoor ziet iedere handtekening er anders uit. Met DocSys.Signer krijgt u de controle over de e-mailhandtekening terug en weet u zeker dat de digitale handtekening van alle medewerkers de juiste gegevens bevat én voorzien is van de juiste huisstijl. Kies voor professionele en herkenbare communicatie via e-mail en maak het makkelijk voor mensen om hun e-mailhandtekening in te stellen.

Altijd e-mailondertekening in huisstijl
Uw (Outlook) e-mailondertekening altijd in huisstijl

Juiste gegevens, juiste huisstijl

  • Uniformiteit, iedereen dezelfde e-mailhandtekeningopmaak;
  • Eenvoudig of automatisch (meerdere) handtekening(en) instellen;
  • Altijd de juiste huisstijl en de juiste gegevens;
  • Melding bij nieuwe huisstijl of automatisch bijwerken.

E-mailhandtekening in huisstijl

DocSys.Signer regelt de juiste e-mailhandtekening in uw mailapplicatie (meestal Outlook) en zorgt dat altijd het juiste logo, functienaam en contactgegevens worden gebruikt. Het logo en de algemene informatie zijn al vastgelegd, evenals de plekken waar persoonsgebonden informatie moet komen. We kunnen die persoonlijke gegevens zoals naam, functie, telefoonnummer en e-mailadres rechtstreeks uit een centraal systeem – bijvoorbeeld uw HRM-systeem – halen en de e-mailhandtekening automatisch genereren. Maar u kunt er ook voor kiezen om medewerkers éénmalig handmatig hun persoonlijke gegevens in te laten vullen. We richten Signer in zoals u wilt.

Wijzigingen e-mailhandtekening automatisch doorvoeren

Indien er iets wijzigt in de huisstijl kan iedere medewerker een melding krijgen dat er een nieuw e-mailhandtekeningmodel beschikbaar is, zodat met enkele muisklikken de nieuwe versie ingesteld kan worden. Het is vaak ook mogelijk de nieuwe huisstijl automatisch door te voeren. We zetten ‘de nieuwe schil’ dan automatisch over de oude e-mailhandtekening.

Maak eenvoudig meerdere e-mailhandtekeningen

Veel werknemers vinden het fijn om meerdere e-mailhandtekeningen voorgeprogrammeerd te hebben. Denk bijvoorbeeld aan een Nederlandstalige en een Engelstalige variant of een formele en een informele handtekening. Met Signer is het instellen van de handtekening heel eenvoudig. Via een speciale knop in Outlook komen gebruikers rechtstreeks bij het selectie/invulscherm. Door het selecteren of invullen van naam, telefoonnummer(s), e-mailadres en eventuele aanvullende gegevens zoals de link naar een LinkedIn- en Twitterprofiel maken zij een nieuwe handtekening. Ze hoeven zich hierbij niet druk te maken over de opmaak van de handtekening, dat gaat automatisch goed.

CRM-integratie

Tijdige en correcte invoer van klantgegevens is cruciaal voor ieder CRM- of Relatiemanagementsysteem. Als een e-mail met bijlage wordt verstuurd naar een contactpersoon die nog niet in het CRM staat, kunnen de al bekende (Outlook-) contactgegevens automatisch doorgegeven worden aan uw CRM- of Relatiemanagementsysteem. Daarnaast wordt de verstuurde e-mail opgeslagen. Zo bespaart uw medewerker tijd en blijft uw CRM-systeem altijd actueel.

Uitbreiding: E-mail Pay-off Manager

De E-mail Pay-off Manager maakt het mogelijk om een pay-off toe te voegen aan de e-mail. Verschillende klanten gebruiken deze mogelijkheid voor het toevoegen van klikbare social-media-links aan hun e-mailhandtekening of voor het versterken van campagnes. E-mail Pay-offs worden centraal aangemaakt, ingesteld en beheerd.

Andere DocSys oplossingen

DocSys automatiseert niet alleen de e-mailhandtekening, maar kan al uw correspondentie optimaliseren.

lees meer over tekstdocumenten maken

Lees meer over Presentaties maken

Lees meer over spreadsheet, grafieken en tabellen maken

Lees meer over nieuwsbrieven maken

Lees meer over foutloos printen

Deel deze pagina

Logo Wooncompagnie, tevreden gebruiker DocSys
Holmatro gerbuikt DocSys.Web voor wereldwijde communicatie in huisstijl
Ecorys gebruikt DocSys voor correspondentie in huisstijl
HEINEKEN gebruikt DocSys van B-ware Business Software

Zelf de mogelijkheden zien?

We vertellen u graag meer over de mogelijkheden. Neem nu contact op voor een vrijblijvend advies of maak een afspraak voor een gratis demonstratie bij u op locatie. 
We zijn telefonisch bereikbaar via 053 – 789 0 987.

Informatie aanvraGEN Neem contact op