Een offerte staat aan de basis van een opdracht. U wilt dus snel foutloze offertes kunnen maken. Met de DocSys Offertegenerator wordt de benodigde informatie uit uw ERP-systeem, CRM-systeem en andere systemen waarin u informatie over uw klanten, producten en diensten bewaart, geautomatiseerd op de juiste plek in het sjabloon geplaatst. Zo maakt iedere medewerker snel professionele offertes en andere documenten. Altijd in huisstijl en met foutloze inhoud.
“De beoordelaars krijgen nu de relevante gegevens in overzichtelijke tabbladen getoond. Indien een kandidaat tijdens een test afvalt, worden automatisch de vervolgtests geblokkeerd. De totale doorlooptijd wordt verkort en wij besparen mankracht en geld.”Cor Ruizendaal, Coördinator ondersteuning, afdeling Selectie Politieacademie
“Dankzij de Offertegenerator kost het maken van offertes veel minder tijd en zijn veelvoorkomende fouten uitgesloten. Er is meer tijd voor persoonlijke aandacht voor de klanten en opmaak en inhoud van iedere offerte is keurig verzorgd. Dit hadden we eerder moeten doen.”John de Jongh, Directeur DataByte
“Het invulscherm en tekstblokken zorgen voor foutloze, uniforme contracten en een enorme tijdsbesparing.”Yvette Overgoor-Ouwerkerk, HR Process & Support Lead HEINEKEN International
“De Documentserver zorgt voor een enorme tijdsbesparing. Binnen een paar minuten heb je 3000 gepersonaliseerde brieven. Het gaat ontzettend snel!”Jan van Garderen, Financieel Manager Heuvelrug Wonen
De Verklaring Omtrent het Gedrag wordt gegenereerd met de Documentserver. De benodigde informatie wordt automatisch uit Oracle gehaald en op de juiste plek in het document geplaatst. Ook bijbehorende brieven worden automatisch gegenereerd.
“Of onze mensen nu op kantoor achter een desktop of laptop zitten, bij een cliënt zijn, of onderweg of thuis vanaf hun tablet of smartphone werken, dankzij DocSys Online is ieder document dat gemaakt wordt en iedere e-mail die verstuurd wordt altijd in Cordaan huisstijl. Dat levert een flinke bijdrage aan onze professionele uitstraling.”Nadia Pignato, Senior Communicatieadviseur Cordaan
De Offertegenerator is gebruiksvriendelijk. Via een handig vraag-en-antwoordspel verzamelt u de benodigde informatie, waarna de offerte foutloos opgebouwd wordt.
De Offertegenerator zorgt dat offertes sneller gegenereerd worden. Nooit meer lang zoeken naar de benodigde informatie, kopiëren en overtypen, maar simpelweg selecteren. U maakt dus meer offertes in dezelfde tijd.
DocSys integreert met ERP-, CRM- en HRM-systemen en overige systemen en databases waarin informatie is opgeslagen. DocSys zorgt dat de juiste informatie geautomatiseerd op de juiste plek geplaatst wordt. Foutloos.
Met de Offertegenerator is iedere offerte altijd in de juiste huisstijl. Doordat iedere offerte dezelfde look en feel heeft, vergroot u de professionele uitstraling en de herkenbaarheid van uw organisatie. Zo bouwt u aan een sterk merk.
Het koppelen met systemen en databases voorkomt fouten, doordat informatie niet meer gekopieerd hoeft te worden. Het gebruik van een Brievenboek zorgt voor foutloze inhoud. Medewerkers voegen eenvoudig goed gecontroleerde informatie toe.
Informatie kan vastgelegd worden in de vorm van tekstblokken. Tekstblokken zijn eenvoudig aan te maken en te onderhouden. Op basis van keuzes in het vraag-antwoord-model worden automatisch de juiste tekstblokken aan de offerte toegevoegd.
Met de DocSys Offertegenerator maakt iedere sales-medewerkers of medewerker binnendienst op efficiënte wijze, foutloze offertes. Lang zoeken naar de juiste informatie en kopiëren uit grote Word-documenten, Excel-bestanden en andere programma’s en systemen hoeft niet meer. Via een overzichtelijk vraag-antwoord-model, één helder startpunt, wordt alle benodigde informatie verzameld en de opmaak van de offerte verzorgd. De gegevens van de (potentiële) klant komen rechtstreeks uit bijvoorbeeld uw CRM-systeem. Door een aantal opties aan te vinken worden de juiste tekstblokken geautomatiseerd op de juiste plek in het offerte-sjabloon geplaatst. De Offertegenerator kan ook berekeningen uitvoeren en bijvoorbeeld automatisch totaalprijzen berekenen.
De Offertegenerator is een concreet voorbeeld van het optimaliseren van documentcreatie. Vanzelfsprekend is dit niet alleen mogelijk voor offertes, maar ook voor contracten, facturen en andere documenten.
We vertellen u graag meer over de mogelijkheden. Neem nu contact op voor een vrijblijvend advies of maak een afspraak voor een gratis demonstratie bij u op locatie. We zijn telefonisch bereikbaar via 053 – 789 0 987.