Tekstdocumenten maken

Foutloze brieven, offertes, rapporten en meer met Office of een ander pakket

DocSys.Writer verzorgt de opmaak van tekstdocumenten zoals brieven, offertes, contracten, facturen, rapporten, persberichten, memo’s, agenda’s en meer. Altijd in huisstijl en voorzien van actuele gegevens door integratie met databases. Werk vanuit Microsoft Office Word, Word Online, Apache OpenOffice Writer, Libre Office Writer, Google Documenten, een primair systeem of een Document Management Systeem zoals SharePoint en breng uw correspondentie naar een hoger niveau. Maak tekstdocumenten maken makkelijk.

Maak eenvoudig tekstdocumenten in huisstijl met DocSys
Maak snel foutloze documenten

Eenvoudig tekstdocumenten maken

DocSys maakt het makkelijker om tekstdocumenten te maken. Lang zoeken naar een bruikbaar document, overtypen en kopiëren behoren tot het verleden. U hoeft zich ook nooit meer druk te maken over de opmaak van documenten. Met DocSys is ieder document altijd in huisstijl en worden fouten voorkomen. Hieronder vindt u korte beschrijving.

1. Overzichtelijk aantal huisstijlmodellen

DocSys.Writer werkt met huisstijlmodellen, een soort slimme sjablonen/templates voor Word en andere tekstverwerkers. U selecteert eenvoudig het juiste model, bijvoorbeeld een brief, uit de overzichtelijke mappenstructuur, via een pictogram in de werkbalk van uw tekstverwerker of uit uw favorietenlijst op de startpagina. Kies voor een leeg model of een Standaarddocument waarin – naast opmaak – ook inhoud is vastgelegd. U hoeft de inhoud alleen nog op eenvoudige wijze te personaliseren.

2. Handig vraag-en-antwoordscherm

Ieder huisstijlmodel heeft een gebruiksvriendelijk vraag-en-antwoordscherm dat u helpt om de informatie die nodig is voor een volledig gepersonaliseerd document, snel te verzamelen. Veel velden bevatten al een logische waarde. Bij Datum staat bijvoorbeeld standaard de datum van vandaag en ook de Ondertekening is al ingevuld. Vanzelfsprekend kunt u deze velden nog wijzigen.

3. De juiste gegevens door integratie met DMS, CRM-, HRM- en ERP-systemen

Koppelingen met systemen/databases met informatie over uw producten en diensten en de gegevens van uw klanten, relaties en medewerkers maken dat overtypen en kopiëren tot het verleden behoren. De mogelijkheid om informatie te selecteren bespaart tijd en voorkomt fouten. Selecteer bijvoorbeeld een contactpersoon en de adresgegevens en aanhef worden automatisch op de juiste positie in het document geplaatst. Of kies een aangemaakte order in uw ERP-systeem en de offerte wordt automatisch gegenereerd. Zo maakt u snel gepersonaliseerde, foutloze documenten. U kunt één enkel exemplaar maken of een mailing voor tienduizenden mensen genereren. Voor grote aantallen gepersonaliseerde documenten is onze documentgenerator de Documentserver uitermate geschikt. De Documentserver verzamelt de juiste informatie en koppelt deze op een externe server tot prachtige documenten.

4. Zeker van foutloze inhoud

Handige uitbreidingen zoals een Brievenboek met Standaarddocumenten en Tekstblokken zorgen voor foutloze teksten/inhoud. Standaarddocumenten zoals een jubileumbrief of een aanmaningsbrief bevatten een aantal vaste elementen, maar documenten worden dynamisch opgebouwd aan de hand van in het vraag-en-antwoordscherm gemaakte keuzes. Hierdoor is ieder document volledig gepersonaliseerd en bevat het alle gewenste informatie. U hoeft nooit meer lang na te denken over de inhoud en opbouw van het document, het gaat automatisch goed. Via de zoekfunctie kunt u relevante Tekstblokken zoeken en toevoegen aan een huisstijlmodel of Standaarddocument. Zo bouwt u snel een foutloos document.

5. Opslaan in DMS

DocSys kan ieder document geautomatiseerd op de juiste plaats én voorzien van metadata, opslaan in uw DMS of een ander systeem.

6. Automatisch mailen

Het geautomatiseerd mailen van documenten is vanzelfsprekend ook mogelijk.

7. Foutloos printen

Onze Printerladeaansturing en Printservice zorgen dat documenten automatisch op het juiste papier geprint worden. Dit voorkomt verspilling en onnodig heen en weer lopen. Bovendien maakt het een flinke besparing op drukwerk mogelijk.

8. Heropenen

Het is mogelijk om documenten te heropenen. Zo kunt u snel wijzigingen doorvoeren, terwijl de huisstijl en vereiste registratie worden geborgd.

Opmaak en inhoud gescheiden: eenvoudig beheer, altijd actueel

Net als in sjablonen en templates is in een DocSys huisstijlmodel de huisstijl vastgelegd en bepaald waar informatie geplaatst moet worden. Huisstijlmodellen worden centraal opgeslagen en inhoud en opmaak zijn van elkaar gescheiden. De informatie staat niet ‘vast’ in het model, maar documenten worden dynamisch opgebouwd met behulp van een soort snelkoppelingen. De bedrijfsgegevens worden bijvoorbeeld vliegensvlug uit de database gehaald. Als gebruiker merk je hier niets van, maar deze scheiding van opmaak en inhoud vereenvoudigt onderhoud en beheer. Het zorgt dat er minder modellen nodig zijn en dat documenten altijd actueel zijn. Wanneer bij een adreswijziging het adres in de centrale database wordt aangepast, gebruiken alle modellen hierna automatisch het nieuwe adres. Het is dus niet nodig om handmatig alle modellen aan te passen. Ook wijzigingen in de huisstijl of overige inhoud zijn snel organisatiebreed door te voeren. Ieder document is hierdoor altijd in de actuele huisstijl en voorzien van actuele informatie. Ook als een document wordt hergebruikt worden de actuele gegevens gebruikt.

Juiste afzendergegevens, juist logo

DocSys.Writer biedt vele voordelen ten opzichte van traditionele sjablonen en templates. Uw ondertekening is bijvoorbeeld standaard ingevuld, maar u kunt ook eenvoudig correspondentie namens een collega maken (dit werkt op basis van autorisaties). Kent uw organisatie meerdere logo’s en adressen? Dan selecteert u snel de juiste locatie en bijbehorend logo. Met de Multi Label Manager kan dit geautomatiseerd worden, zodat bij iedere gebruiker automatisch de juiste gegevens worden getoond.

Uitbreidingen: Tekstblokken en Brievenboek

Met de Text Designer en Standard Document Wizard creëert u eenvoudig gebruiks- en onderhoudsvriendelijke Tekstblokken en een Brievenboek met Standaarddocumenten. Tekstblokken zijn bouwstenen voor documenten. Deze goed gecontroleerde stukken tekst zijn eenvoudig – zelfs geautomatiseerd via het vraag-en-antwoordscherm – toe te voegen aan documenten.
Voor veelvoorkomende correspondentie raden wij een Brievenboek met Standaarddocumenten aan. Standaarddocumenten zijn huisstijldocumenten waarin Tekstblokken opgenomen zijn. Een Brievenboek bespaart veel tijd en zorgt voor foutloze inhoud van documenten. Woningcorporaties maken bijvoorbeeld gebruik van Standaardbrieven om huurders te informeren over schilderwerkzaamheden of het vervangen van de cv-ketel. De inhoud van de brief is klaar. Via het vraag-en-antwoordscherm hoeft de brief alleen nog maar gepersonaliseerd te worden.

Andere DocSys oplossingen

DocSys vereenvoudigt niet alleen het maken van tekstdocumenten, maar kan al uw correspondentie optimaliseren.

Lees meer over e-mailhandtekening instellen

Lees meer over Presentaties maken

Lees meer over spreadsheet, grafieken en tabellen maken

Lees meer over nieuwsbrieven maken

Lees meer over foutloos printen

Deel deze pagina

Ecorys gebruikt DocSys voor correspondentie in huisstijl
Holmatro gerbuikt DocSys.Web voor wereldwijde communicatie in huisstijl
Logo Wooncompagnie, tevreden gebruiker DocSys
NUON gebruikt DocSys voor correspondentie in huisstijl

Zelf de mogelijkheden zien?

We vertellen u graag meer over de mogelijkheden. Neem nu contact op voor een vrijblijvend advies of maak een afspraak voor een gratis demonstratie bij u op locatie. 
We zijn telefonisch bereikbaar via 053 – 789 0 987.

Informatie aanvraGEN Neem contact op