Brievenboek met standaarddocumenten

Maak foutloze documenten met behulp van gestandaardiseerde teksten

Een digitaal Brievenboek is een verzameling standaarddocumenten/standaardbrieven met intelligente tekstblokken waarmee iedere medewerker eenvoudig foutloze documenten genereert. U moet het zien als een set handige basisdocumenten (ook vaak sjablonen, templates of modellen genoemd) waarin naast opmaak ook de mogelijke inhoud van tekstdocumenten is vastgelegd. Hierdoor is ieder document snel te voorzien van de juiste inhoud. Een Brievenboek zorgt ook voor overzicht; het juiste template is makkelijk te vinden en openen. Hierdoor communiceert iedere medewerker snel en foutloos met (potentiële) klanten, cliënten, medewerkers en andere doelgroepen.

Van jubileumbrief tot offerte, genereer ieder type document

De soorten standaarddocumenten in een Brievenboek zijn heel divers. Het kan gaan om verschillende soorten brieven om klanten of cliënten te informeren, HR-documenten zoals een jubileumbrief of een re-integratieplan, sjablonen voor offertes en contracten voor de sales-afdeling of andere type documenten; alles is mogelijk. Iedere afdeling die regelmatig (digitale) correspondentie verstuurt, heeft baat bij een Brievenboek. Maar ook voor mensen die verantwoordelijk zijn voor het onderhoud van brieven is een Brievenboek een uitkomst. 

Nooit meer lang zoeken naar het juiste template en de juiste informatie

De basisdocumenten worden op een overzichtelijke manier aangeboden. Alle templates zijn te vinden in een logische mappenstructuur die vergelijkbaar is met de Windows mappenstructuur. Templates die u vaak gebruikt, kunnen worden toegevoegd aan de knoppenbalk van uw tekstverwerker of uw persoonlijke favorietenlijst in onze cloud-oplossing DocSys Online, zodat u met één klik het juiste model kunt openen. Ook naar de juiste inhoud hoeft niet lang gezocht te worden. Een standaardbrief of standaarddocument bevat al de juiste inhoud en u kunt geautomatiseerd tekstblokken toevoegen aan documenten op basis van keuze-opties en/of onderliggende beslisregels/business rules. Met een Brievenboek beperkt u de zoektijd aanzienlijk en voorkomt u dat verouderde documenten (met oude informatie en huisstijl) hergebruikt worden.

Geen IT-kennis nodig om tekstblokken en standaardbrieven te maken/bewerken

Er is geen assistentie van de ICT-afdeling of IT-kennis nodig om het Brievenboek actueel te houden. Met de Context Designer kunt u zelf tekstblokken maken en bewerken. Met de Standard Document Wizard maakt u standaarddocumenten/standaardbrieven door een huisstijlmodel (opmaak) en één of meerdere tekstblok(ken) (inhoud) te koppelen. De rechtenstructuur bepaalt of iemand alleen modellen kan openen of ook tekstblokken en standaardbrieven kan maken en/of aanpassen.

Het Brievenboek is eenvoudig up-to-date te houden

Inhoud en opmaak zijn van elkaar gescheiden (tekstblokken staan niet ‘vast’ in modellen/templates) en alle componenten van het Brievenboek worden centraal beheerd. Dit betekent dat er minder modellen nodig zijn en het vereenvoudigt beheer en onderhoud. Vaak maken meerdere templates gebruik van dezelfde tekstblokken, bijvoorbeeld een ‘introductie’ of ‘afsluiting’. U hoeft deze templates dan niet stuk voor stuk aan te passen (wat wel het geval is bij traditionele sjablonen). Wanneer u een tekstblok aanpast, worden de wijzigingen automatisch overgenomen in het standaarddocument waaraan het tekstblok gekoppeld is. Wijzigingen zijn hierdoor snel door te voeren en iedere medewerker beschikt altijd over actuele versies.

Demo Brievenboek

Bekijk filmpjes over het Brievenboek dat gerealiseerd is voor het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. We zijn bezig met het maken van een nieuw filmpje omdat dit filmpje maar een deel van de mogelijkheden laat zien. Benieuwd wat we voor u kunnen betekenen? Bel ons gerust voor een vrijblijvend gesprek of een demonstratie bij u op locatie. Ons nummer is: 053 – 789 0 987.

Document Output Management en integratie

Gegenereerde documenten kunnen geautomatiseerd – voorzien van een automatisch gegenereerd uniek kenmerk en metadata – opgeslagen worden in een Document Management Systeem (DMS) zoals SharePoint of een andere locatie naar keuze. Ook geautomatiseerd printen, versturen via e-mail en/of documenten in een portal plaatsen behoort tot de mogelijkheden. We kunnen ook gegevens uit uw systemen/applicaties halen (bijvoorbeeld uw CRM-, ERP-, of HRM-systeem) en deze informatie geautomatiseerd op de juiste plek in documenten plaatsen.

Ecorys gebruikt DocSys voor correspondentie in huisstijl
Logo Strukton, tevreden gebruiker DocSys
HEINEKEN gebruikt DocSys van B-ware Business Software
Het mInisterie van Veiligheid en Justitie gebruikt DocSys

Zelf de mogelijkheden zien?


We vertellen u graag meer over de mogelijkheden. Neem nu contact op voor een vrijblijvend advies of maak een afspraak voor een gratis demonstratie bij u op locatie. 
We zijn telefonisch bereikbaar via 053 – 789 0 987.

Informatie aanvraGEN Neem contact op