HRM-Contractgenerator HEINEKEN

Alle documenten zijn volledig gepersonaliseerd, foutloos en in HEINEKEN huisstijl

Ieder contract is anders: de omvang van het dienstverband, de werkdagen, wel of geen concurrentiebeding. Er moet veel informatie vastgelegd worden in het (e-)HRM-systeem en de arbeidsovereenkomst. De voor het HR SSC van HEINEKEN ontwikkelde Contractgenerator vereenvoudigt en versnelt het administratieve proces rondom het aannemen van nieuw personeel. Tijdrovende, foutgevoelige werkzaamheden zoals het zoeken naar de juiste informatie, overtypen en kopiëren zijn verleden tijd. Dankzij de Contractgenerator worden contracten en begeleidende correspondentie geautomatiseerd gegenereerd op basis van gemaakte keuzes. Foutloos, altijd in HEINEKEN huisstijl en in significant minder tijd.

PDF DOWNLOADEN wat levert het mij op?

Eenvoudige werkwijze, workflow optimalisatie, foutloze output

  • De Contractgenerator (Employment Data Form bij HEINEKEN) wordt gestart via de speciale knop de we toegevoegd hebben aan het Lint van Microsoft Word.
  • Er opent een overzichtelijk scherm/wizard met een aantal keuzeopties en invulvelden. Tijdens of na het arbeidsvoorwaardengesprek selecteert de HR-adviseur via dit scherm de benodigde informatie om het contract te genereren.
    • Door de koppeling met HRMsysteem SAP worden de persoonsgegevens rechtstreeks uit SAP gehaald (dus nooit meer kopiëren of overtypen).
    • De opties die de HR-adviseur aanvinkt, bijvoorbeeld ‘concurrentiebeding Europa’, bepalen welke tekstblokken opgenomen worden in het contract (dit betekent nooit meer zoeken naar de juiste informatie, teksten copy-pasten of handmatig overbodige teksten verwijderen).
  • Geïntegreerde workflow: Als de HR-adviseur klaar is komt het (gedeeltelijk) ingevulde formulier automatisch in de mailbox van de HR-assistent. Deze genereert na controle en eventuele aanvullingen met één klik op de knop het contract.
  • Op basis van het contract worden automatisch de begeleidende brief en bijbehorende bijlagen gegenereerd.
  • Ieder document krijgt automatisch een uniek kenmerk, zodat goed gearchiveerd kan worden.
  • Gegenereerde documenten kunnen automatisch op dossierniveau opgeslagen worden in bijvoorbeeld het HRM-systeem en/of DMS.
  • De Workflow Manager maakt inzichtelijk waar in de lijn een document zich bevindt en wie nog goedkeuring moet geven.
  • Geautomatiseerd printen en/of mailen is ook mogelijk.

Tekstblokken: eenvoudig teksten beheren en invoegen

Voor het genereren van de inhoud van contracten wordt gebruikgemaakt van intelligente tekstblokken. Bij deze techniek worden voorgedefinieerde tekstblokken ingevoegd op basis van de gekozen opties (bv. wel/geen concurrentiebeding, fulltime/parttime dienstverband enzovoorts) en eventuele aanvullende business rules. HR-assistenten waren eerder veel tijd kwijt met het opzoeken en invoegen van de juiste artikelen over bonussen en dergelijke, maar dit gebeurt nu volledig geautomatiseerd. Het resultaat: enorme tijdwinst en foutloze teksten – met dezelfde tone of voice – worden gebruikt in alle documenten.

Gegevens slechts één keer invullen/selecteren

De Contractgenerator voorkomt dat gegevens meerdere keren ingevuld of geselecteerd moeten worden. Velden die meerdere keren voorkomen, zoals de naam van de nieuwe medewerker, worden direct allemaal ingevuld, ook binnen de geselecteerde tekstblokken. Dit is een groot voordeel ten opzichte van sjablonen of templates waarbij ieder veld handmatig moet worden ingevuld.

Geen IT-kennis nodig om tekstblokken actueel te houden

Huisstijlmodellen en tekstblokken zijn op één centrale plek opgeslagen. Dit is overzichtelijk en zorgt dat beheer en onderhoud weinig tijd kosten. Er is geen IT-kennis nodig om tekstblokken te maken of bewerken. Hierdoor kunnen verschillende inhoudsdeskundigen de teksten up-to-date houden. Bij wetswijzigingen en dergelijke is de tekst snel aan te passen, zonder dat de IT-afdeling moet ondersteunen. Hierdoor werkt iedereen altijd met actuele teksten/informatie.

Optimalisatie gehele HR-correspondentie HEINEKEN

De Contractgenerator is een voorbeeld van een document-specifieke oplossing. We hebben de correspondentie-gerelateerde processen van de gehele HRM-/P&O-afdeling van HEINEKEN geoptimaliseerd. Van jubileumbrief tot mutatiebrief, alle HR-documenten worden efficiënt en foutloos gegenereerd.

  • Dankzij het HRM-Brievenboek met Standaardbrieven en tekstblokken maken HR-medewerkers met enkele muisklikken foutloze, volledig gepersonaliseerde HR-documenten (de arbeidsovereenkomst is één van de documenten).
  • Dankzij slimme PDF’s kunnen de gegevens van nieuwe medewerkers automatisch in HRM-systeem SAP komen.
  • Door een koppeling met SAP kunnen de gegevens van medewerker automatisch op de juiste plek in documenten geplaatst worden.
  • HR-medewerkers hoeven dus nooit meer persoonsgegevens over te typen, dit bespaart tijd en voorkomt fouten.
  • Een speciale Workflow Manager maakt de status van documenten inzichtelijk (“Waar in de lijn bevindt een document zich? Wie moet het document nog goedkeuren?”).
  • Documenten kunnen geautomatiseerd – voorzien van uniek kenmerk en metadata – opgeslagen worden op iedere gewenste locatie (bv. HRM-systeem of DMS-systeem).
  • Documenten kunnen geautomatiseerd verstuurd worden via e-mail of geprint worden (op de juiste wijze/het juiste papier).

Meer weten?

Wilt u meer weten over de mogelijkheden en/of de Contractgenerator in werking zien? Neem dan – uiteraard geheel vrijblijvend – contact met ons op. We informeren u graag.

Lees meer over Tekstblokken

Lees meer over integratie met uw HRM-systeem

Informatie aanvraGEN Neem contact op

Erasmus University Rotterdam
Het mInisterie van Veiligheid en Justitie gebruikt DocSys
HEINEKEN gebruikt DocSys van B-ware Business Software