Integratie (e-)HRM-systemen

Aandacht voor mensen in plaats van administratie en systemen

Human Resource Management gaat om mensen. HRM digitalisering betekent meer aandacht voor mensenHelaas zijn HR- en P&O-medewerkers vaak veel tijd kwijt aan administratieve zaken, zoals het invoeren en overtypen van gegevens, zoeken naar actuele informatie en zorgen dat informatie op de juiste manier gecommuniceerd en gearchiveerd wordt. Zonde, want dat kan veel efficiënter. Met DocSys haalt u meer waarde uit bijvoorbeeld uw huidige SAP-HCM en SuccessFactors systeem.

Wilt u:

  • Nooit meer gegevens overtypen?
  • Eenvoudig teksten beheren?
  • Geautomatiseerd foutloze HR-documenten genereren?
  • Meer tijd overhouden voor strategisch personeelsbeleid?

neem contact met ons opvraag gratis demo aan

DocSys Brievenboek met HRM-integratie

Steeds meer van onze klanten, bijvoorbeeld Heineken, Erasmus Universiteit en Astellas, kiezen voor een DocSys Brievenboek met koppeling met hun HRM-systeem (o.a. SAP SuccessFactors). Een DocSys Brievenboek met HRM-integratie zorgt voor diverse voordelen:

  1. Met één klik is het juiste sjabloon te openen
  2. Nooit meer overtypen en kopiëren
  3. Eenvoudig om zelf teksten actueel houden
  4. Geautomatiseerd gestandaardiseerde teksten in te voegen
  5. Standaard-sjablonen eenvoudig te maken (zonder IT-kennis)
  6. Automatisch archiveren, printen en (digitaal) delen
  7. Workflows starten (bv. ketting documenten en goedkeuring)
  8. Real-time managementrapportages
  9. Significante besparing van tijd en kosten

1. Minder sjablonen nodig, dus meer overzicht

Bedrijfsgegevens en tekstblokken staan niet vast in een huisstijlmodel (een DocSys sjabloon/template), maar worden opgehaald uit de centrale database. Hierdoor heeft u bijvoorbeeld maar één model nodig om een volledig gepersonaliseerde jubileumbrief te maken. Of het nu gaat om een man of vrouw, 12,5-jarig, 25-jarig of een ander type jubileum, u opent dat ene basismodel om de juiste brief te maken. U kunt binnen een DocSys model switchen van taal of een ander bedrijfsonderdeel selecteren met de Multi Label Manager. De juiste huisstijlregels worden toegepast en de juiste informatie automatisch op de juiste plekken geplaatst. Er ontstaat meer overzicht omdat er minder sjablonen nodig zijn.

2. Nooit meer overtypen, al uw documenten altijd voorzien van actuele gegevens

Door de integratie met uw HRM-systeem hoeft u nooit meer NAW-gegevens of andere persoonsgebonden informatie over te typen of te kopiëren. De gegevens uit uw HRM-systeem worden geautomatiseerd op de juiste plek in een document geplaatst en ook de juiste aanhef wordt automatisch gegenereerd. Via ons speciale slimme PDF-formulier kunnen gegevens van sollicitanten/nieuwe medewerkers geautomatiseerd in het HRM-systeem worden gezet. Het is dus zelfs niet nodig om éénmalig handmatig gegevens in te voeren. U maakt volledig gepersonaliseerde correspondentie (ook mailingen) zonder ooit nog gegevens te hoeven invoeren, overtypen of copy-pasten. U selecteert de medewerker en klaar.

  • Er zijn minder menselijke handelingen nodig.
  • U kunt uw gegevens actueel houden op één plek en hoeft niet te werken met beperkt houdbare Excel-bestanden.
  • U voorkomt fouten door overtypen en copy-pasten.
  • U verhoogt de doorloopsnelheid.

3. HR kan zelf het Brievenboek actueel houden

Inhoudsdeskundigen kunnen zelf tekstblokken maken en beheren, hiervoor is dus geen IT-kennis of ondersteuning van de IT-afdeling nodig. Voor het doorvoeren van wijzigingen bent u dus niet afhankelijk van IT. De HR-afdeling kan het Brievenboek zelf actueel houden.

4. Foutloze, gestandaardiseerde inhoud dankzij tekstblokken

Het Brievenboek gebruikt intelligente tekstblokken-functionaliteit. Tekstblokken zijn gestandaardiseerde stukken tekst die automatisch op de juiste plek in een document worden geplaatst, bijvoorbeeld op basis van in het selectiescherm gemaakte keuzes (bijvoorbeeld wel/geen concurrentiebeding), gekoppelde gegevens en/of business rules. Tekstblokken zijn eenvoudig te personaliseren. Variabele gegevens (zoals de naam van de medewerker of datum ingang mutatie) worden overal in het document automatisch geplaatst. Medewerkers kopiëren nooit meer foutieve informatie uit oude documenten, want het is makkelijker om een nieuw document te maken. Het gebruik van tekstblokken voorkomt fouten en bespaart uw HRM-afdeling veel tijd.

5. Standaardbrieven/sjablonen maken zonder dat IT-kennis nodig is

Met de Document Wizard koppelt u tekstblokken met behulp van een soort van snelkoppelingen aan een huisstijlmodel. Een dergelijke koppeling van een huisstijlmodel met één of meerdere tekstblokken noemen we een standaarddocument of standaardbrief. Een tekstblok kan gekoppeld worden aan meerdere huisstijlmodellen en doordat één tekstblok meerdere situaties kan afvangen neemt het aantal te beheren documenten sterk af. Bij een gewoon Brievenboek leiden drie tekstblokken in twee soorten brieven tot zes fysieke documenten, zes templates. Bij een wijziging in een tekstblok moet u dan alle zes sjablonen stuk voor stuk aanpassen. Bij een DocSys Brievenboek is dit niet het geval. Dankzij de snelkoppelingen zijn alle basisdocumenten direct weer actueel als u een wijziging in een tekstblok doorvoert.

6. Geautomatiseerd archiveren, printen en (digitaal) delen

U maakt documenten om informatie vast te leggen en of te delen. DocSys vereenvoudigt het archiveren, printen en/of (digitaal) delen van documenten, ook wel document output management genoemd. Documenten kunnen geautomatiseerd:

  • Worden voorzien van een uniek kenmerk;
  • Worden voorzien van metadata;
  • Worden opgeslagen in uw HRM-systeem, DMS of een andere locatie zoals bijvoorbeeld een gedeelde netwerkschijf;
  • Worden gedeeld via e-mail;
  • Worden geprint op het juiste papier.

Dit zorgt voor zekerheid en volledige personeelsdossiers.

7. Mogelijkheid om workflows te starten

Met de DocSys Workflow Manager kunt u workflows starten. Bijvoorbeeld om bepaalde documenten te maken en/of goed te laten keuren door collega’s. Maar u kunt ook profiteren van een zogenaamde ketting aan documenten. Hierbij worden gekoppelde documenten in 1 go gegenereerd. De gegevens die u invult in het Formulier Arbeidsvoorwaarden, worden bijvoorbeeld direct doorgeplaatst in het Arbeidscontract en de Welkomstbrief. Ook de bijlagen kunnen automatisch gepersonaliseerd toegevoegd worden.

8. Mogelijkheid om real-time managementrapportages te maken

Met DocSys kunt u uitgebreide real-time managementrapportages maken. U kunt bijvoorbeeld zien hoe vaak bepaalde brieven/documenten zijn gemaakt (concept, voltooid, heropenend), welke gebruikers welke documenten gemaakt hebben en welke medewerkers teksten en standaardbrieven gemaakt en/of aangepast hebben.

9.Meer tijd over voor strategisch personeelsbeleid.

Dankzij het DocSys HRM-Brievenboek en integratie met uw HRM-systeem kost het maken van foutloze HR-documenten aanzienlijk minder tijd en moeite. HR-medewerkers houden hierdoor meer tijd over om te focussen op de ontwikkeling en groei van de medewerkers en daarmee ook de organisatie.

Al vele enthousiaste gebruikers

Onder meer HEINEKEN en NIBC maken gebruik van een DocSys Brievenboek dat integreert met respectievelijk SAP en een maatwerk HRM-systeem*. HR-adviseurs zijn enthousiast omdat ze minder tijd kwijt zijn aan administratieve werkzaamheden en meer tijd overhouden voor de ontwikkeling van mens en organisatie. HR-managers zijn blij omdat de medewerkers efficiënter werken en fouten in principe uitgesloten zijn. Lees bijvoorbeeld over de Contractgenerator die we bij HEINEKEN geïmplementeerd hebben.

Ook als white label/OEM oplossing beschikbaar

Onze DocSys HRM-oplossing is eenvoudig om te zetten naar een andere huisstijl, zodat u dit onder eigen vlag en prijsstructuur in de markt kunt zetten. Dit geldt ook voor HRM-adviesbureaus of leveranciers van (e-)HRM-software.

DMS- en CRM-integratie

Lees ook over DMS-integratie en CRM-integratie of bekijk de Integratie hoofdpagina.

* Integratie is mogelijk met ieder systeem.

Ecorys gebruikt DocSys voor correspondentie in huisstijl
HEINEKEN gebruikt DocSys van B-ware Business Software
KPMG gebruikt DocSys Headlines voor digitale nieuwsbrieven
NUON gebruikt DocSys voor correspondentie in huisstijl

Zelf de mogelijkheden zien?

We vertellen u graag meer over de mogelijkheden. Neem nu contact op voor een vrijblijvend advies of maak een afspraak voor een gratis demonstratie bij u op locatie. 
We zijn telefonisch bereikbaar via 053 – 789 0 987.

Informatie aanvraGEN Neem contact op