Sjablonen aanbieden in SharePoint

De nadelen van Office-sjablonen en voordelen van documentensysteem DocSys

Steeds meer organisaties maken de overstap naar SharePoint. Vaak wordt gedacht dat correct huisstijlgebruik te borgen is door standaard Office-sjablonen/templates in SharePoint aan te bieden. Het gebruik van standaard Office-sjablonen kent echter diverse nadelen en beperkingen ten opzichte van een documenten- en correspondentiesysteem zoals DocSys. We zetten dingen voor u op een rij.

Download whitepaper: Office sjablonen aanbieden in SharePoint.

De beperkingen van standaard Office-sjablonen

Standaard Office-sjablonen zijn statisch. Er zijn veel modellen nodig en dit zorgt voor een grote kans dat mensen sjablonen lokaal opslaan en op den duur verouderde templates gebruiken. Ook het beheer en onderhoud van dergelijke sjablonen kost veel tijd.

Verminderde functionaliteit ten opzichte van DocSys

Wanneer u kiest voor standaard Office-templates mist u een heleboel functionaliteit die een documenten- en correspondentiesysteem zoals DocSys u biedt. Dingen waar u misschien niet eens bij stilstaat, maar die het maken van documenten sterk vereenvoudigen, tijd besparen en fouten voorkomen. DocSys borgt niet alleen uw huisstijl, maar voorkomt bijvoorbeeld ook dat medewerkers tijdrovende, foutgevoelige werkzaamheden zoals het overtypen en kopiëren van gegevens moeten uitvoeren. De benodigde informatie wordt geautomatiseerd vanuit diverse systemen en databases in documenten geplaatst en documenten worden automatisch opgeslagen in SharePoint of een ander Document Management Systeem (DMS).

DocSys integreert met SharePoint

DocSys integreert met SharePoint. Gebruikers openen de benodigde DocSys-modellen vanuit SharePoint (afbeelding 1) en maken zo moeiteloos documenten in huisstijl. U hoeft dus niet te kiezen voor het één of het ander. U kunt de nieuwe werkwijze (SharePoint) ondersteunen, zonder dat u inlevert op functionaliteit.

Opsomming nadelen en beperkingen standaard Office-sjablonen

Hieronder ziet u een opsomming van de beperkingen en nadelen van het aanbieden van standaard Office-sjablonen in SharePoint. Een uitgebreide beschrijving per punt vindt u in hoofdstuk 1. (U kunt ook klikken op de punten in de opsomming.)

  1.     Er zijn veel sjablonen nodig, dit betekent veel zoeken naar het juiste sjabloon
  2.     Grote kans op gebruik verouderde sjablonen doordat mensen vaak met lokale kopieën werken
  3.     Sjablonen zijn statisch, eenmaal begonnen kunt u niet wisselen van bijvoorbeeld taal of huisstijl
  4.     Het moeten toestaan van macro’s brengt beveiligingsrisico’s met zich mee
  5.     Onderhoud en beheer is tijdsintensief, u moet ieder sjabloon afzonderlijk bijwerken
  6.     Centraal beheer van teksten/tekstblokken is ingewikkeld

Opsomming voordelen documentensysteem DocSys

Hieronder ziet u een opsomming met de voordelen van documentensysteem DocSys. Een toelichting per punt vindt u verderop. U kunt op de punten klikken.

  1.      U heeft slechts één applicatie nodig om ieder type document te kunnen maken:
    1.      Tekstdocumenten
    2.      Presentaties
    3.      E-mailondertekening (met mogelijkheid om pay-off toe te voegen)
    4.      Spreadsheets, grafieken en tabellen
    5.      Nieuwsbrieven
  2.     Centraal beheer, eenvoudig onderhoud, altijd actueel
  3.     Ieder document is automatisch in huisstijl
  4.     Locatie- en device-onafhankelijke cloud-oplossing beschikbaar (BYOD)
  5.     Er is slechts een beperkt aantal modellen nodig
  6.     U kunt met één model documenten maken voor verschillende bedrijfsidentiteiten (verschillende huisstijlen) dankzij de Multi Label Manager
  7.     Het juiste model is snel te vinden en te openen (bv. persoonlijke favorietenlijst of knoppenwerkbalk)
  8.     Copy-pasten behoort tot het verleden door koppelingen met uw systemen/databases
  9.     Het gebruiksvriendelijke vraag-en-antwoordspel bespaart tijd
  10.     Alle huisstijlopmaakfuncties staan overzichtelijk bij elkaar
  11.     Ieder document kan automatisch een uniek kenmerk krijgen
  12.     Documenten kunnen geautomatiseerd – en voorzien van metadata – worden opgeslagen in uw DMS
  13.     Het is mogelijk om een workflow te starten
  14.     Documenten kunnen geautomatiseerd digitaal worden gedeeld
  15.     Altijd het juist logo, ook bij digitaal versturen
  16.     Automatisch op het juiste papier printen dankzij de printerladeaansturing
  17.     Extra logo’s, certificeringen e.d. worden automatisch toegevoegd
  18.     Aanhef en adressering altijd juist
  19.     Genereer mailingen zonder samenvoegvelden te hoeven invoegen
  20.     KIX-code wordt automatisch toegevoegd (besparing verzendkosten)
  21.     Ondertekenaar is automatisch ingesteld (formeel/informeel)
  22.     U kunt geautomatiseerd een handtekening toevoegen
  23.     Volledig meertalig en automatische taalkeuze spellingscontrole
  24.     Eenvoudig lettertype insluiten
  25.     Office-onafhankelijk en werkt ook met Open Office
  26.     Foutloze inhoud door Brievenboek met Tekstblokken en Standaarddocumenten
  27.     Geen technische kennis nodig om Tekstblokken en Standaarddocumenten te maken en onderhouden

1   Nadelen en beperkingen van standaard Office-sjablonen

Hieronder vindt u uitgebreide informatie over de nadelen en beperkingen van het aanbieden van standaard Office-sjablonen in SharePoint.

1.1 Veel sjablonen nodig en dus veel zoeken naar juiste sjabloon

Organisaties hebben vaak veel sjablonen nodig, zeker wanneer er sprake is van verschillende locaties, identiteiten, merken en/of werkmaatschappijen en er gecorrespondeerd wordt in meerdere talen. Voor ieder combinatie (taal + locatie + merk) moet een sjabloon beschikbaar worden gesteld. Vanzelfsprekend kunnen deze sjablonen in een centrale map geplaatst worden, maar doordat er zoveel sjablonen zijn, kost het vinden van het juiste sjabloon behoorlijk veel tijd. In praktijk zien we vaak dat mensen de sjablonen die ze het meest gebruiken op hun eigen systeem zetten, zodat ze snel het juiste sjabloon kunnen openen.

1.2 Grote kans op gebruik verouderde sjablonen door gebruik lokale kopieën

Lokaal opgeslagen sjablonen worden niet bijgewerkt wanneer er een centrale update wordt doorgevoerd. Mensen halen niet regelmatig de nieuwste versie van een template op, maar blijven werken met de sjablonen die ze op hun eigen systeem hebben staan. Hierdoor zal verwatering van de huisstijl optreden en zullen regelmatig onjuiste gegevens (bijvoorbeeld adresgegevens en juridische gegevens) gecommuniceerd worden.

1.3 Sjablonen zijn statisch

Sjablonen zijn statisch. Eenmaal begonnen met een document kan er niet geswitcht worden naar een andere huisstijl of andere locatie. Er moet opnieuw begonnen worden met een ander sjabloon.

1.4 Beveiligingsrisico’s door macro’s

Het vastleggen van informatie in sjablonen gebeurt vaak met behulp van macro’s. Om macro’s te kunnen gebruiken moet toestemming verleend worden om externe code uit te voeren. Dit maakt het netwerk ook toegankelijk voor kwaadwillende externe code en brengt dus forse beveiligingsrisico’s met zich mee.

1.5 Tijdsintensief onderhoud en beheer

Sjablonen zijn losstaande, van elkaar onafhankelijke elementen. Een huisstijl heeft doorgaans een beperkte houdbaarheid en ook informatie moet eens in de zoveel tijd geüpdatet worden. Wanneer er bijvoorbeeld een huisstijlwijziging of adreswijziging plaatsvindt, moet ieder sjabloon handmatig aangepast worden. Dit kost veel tijd.

1.6 Centraal beheer van teksten/tekstblokken is ingewikkeld

Het is ingewikkeld om teksten of tekstblokken centraal te beheren en beschikbaar te stellen aan verschillende medewerkers.

2   Voordelen documentensysteem DocSys

Met DocSys optimaliseert u documentgerelateerde processen. Het vereenvoudigt het maken (documentcreatie) en verspreiden van documenten (outputmanagement) én versimpelt onderhoud en beheer.
DocSys werkt met modellen, sjablonen/templates met extra intelligentie. De modellen zijn eenvoudig te vinden/openen. Doordat de benodigde informatie geautomatiseerd uit diverse bronnen wordt gehaald voorkomt u dat medewerkers tijdrovende, herhalende werkzaamheden, zoals het zoeken en kopiëren van gegevens, moeten uitvoeren. U kunt DocSys uitbreiden met een Brievenboek met Standaarddocumenten en intelligente Tekstblokken, waardoor teksten eenvoudig te beheren en importeren zijn.

2.1   Met één applicatie maakt u ieder type document:

Met DocSys maakt u niet alleen op efficiënte wijze tekstdocumenten, DocSys heeft ook modules voor het maken van presentaties, spreadsheets, grafieken en tabellen, e‑mailondertekening (met pay-offs) en nieuwsbrieven. Zo weet u zeker dat de huisstijl geborgd is in al uw middelen en dat er altijd actuele gegevens worden gebruikt.

Tekstdocumenten

U maakt geautomatiseerd brieven, rapporten, offertes, notulen, agenda’s en meer in de juiste huisstijl en voorzien van actuele gegevens met DocSys.Writer. U selecteert snel het juiste model en hoeft nooit meer na te denken over de huisstijlregels, welke gegevens er in de colofon en dergelijke moeten komen: het juiste logo, adres-/contactgegevens, juridische gegevens, aanhef enzovoorts worden automatisch in de juiste formattering op de juiste plek gezet. U kunt via het vraag-en-antwoordspel eenvoudig de benodigde informatie selecteren/invullen en hoeft u alleen nog maar te focussen op de inhoud van het document. Als u ook het toevoegen van inhoud wilt vereenvoudigen is een Brievenboek met Standaarddocumenten en Tekstblokken dé uitkomst.

Presentaties

U zult nooit meer een oude presentatie als basis nemen, omdat u sneller en eenvoudiger een nieuwe presentatie maakt met DocSys.Impress. Open het Presentatie-model en vul de Titel en eventuele andere velden van het vraag-en-antwoordspel in. U krijgt nu een presentatie met een Titelpagina en een andere dia (bijvoorbeeld de Eindpagina) en kunt via de rechtermuisknop dia’s in de juiste opmaak toevoegen. Een dia met tekst over de hele breedte, meerdere kolommen, tekst en afbeelding, een dia-vullende afbeelding, u ziet een overzicht met alle indelingen/opmaken die toegestaan zijn binnen uw huisstijl. Uw tekst en (tussen)kopjes zijn automatisch in het juiste lettertype en formaat. Upload afbeeldingen naar de ‘Media Manager’ of koppel met uw bestaande beeldbank en weet zeker dat iedereen eenvoudig goedgekeurde afbeeldingen kan toevoegen aan presentaties.

E-mailondertekening met pay-off mogelijkheid

Ook al heeft u een heldere handleiding voor het instellen van de e-mailhandtekening, er ontstaat vaak een wildgroei aan e-mailondertekeningen. Met DocSys.Signer bevat iedere e-mail een e‑mailondertekening die is voorzien van de juiste gegevens én juiste opmaak. Er wordt automatisch een HTML-, RTF- en Tekst-variant gegenereerd en de ondertekening wordt ook goed getoond in Outlook Online en de Outlook Web app.
Met de E-mail Pay-off Manager kunt u pay-off’s (tekst en/of afbeelding) toevoegen aan de e‑mail van medewerkers. De pay-offs zijn centraal aan te maken en kunnen verschillen per afdeling. Zo kunt u acties of evenementen ondersteunen, of bijvoorbeeld de social-media-kanalen van de organisatie op de juiste manier aan de e-mailondertekening toevoegen.

Spreadsheets, grafieken en tabellen

Met DocSys.Calc maakt u geautomatiseerd spreadsheets die op de juiste manier opgemaakt zijn en alle benodigde informatie bevatten. Via het vraag-en-antwoordmodel verzamelt u snel de juiste informatie. Hierbij worden de benodigde gegevens uiteraard geautomatiseerd uit de relevante systemen gehaald. Met de Graph Wizard en Table Wizard maakt u met enkele klikken een grafiek of tabel in de huisstijl van uw organisatie.

Digitale nieuwsbrieven

Met Headlines weet u 100% zeker dat iedere nieuwsbrief volledig in huisstijl is. Met de flexibele WYSIWYG‑editor (what you see is what you get) bouwt u snel een nieuwsbrief door te kiezen uit verschillende opmaak mogelijkheden (bijvoorbeeld: artikel met plaatje rechts, brede afbeelding, quote met plaatje links). Voeg ‘lees meer’ links in en monitor de resultaten van uw nieuwsbrieven, zodat u uw nieuwsbrieven steeds verder kunt optimaliseren.

2.2   Centraal beheer, eenvoudig onderhoud, altijd actueel

Kenmerkend voor DocSys is dat de opmaak en de inhoud van modellen van elkaar gescheiden is. Inhoud staat niet vast in het model, maar wordt vliegensvlug opgehaald uit diverse bronnen en op basis van het plekkenplan in het document geplaatst. De verschillende componenten worden centraal beheerd en updates automatisch (via internet) organisatiebreed uitgevoerd. Hierdoor hoeven wijzigingen maar op één plek doorgevoerd te worden en werkt iedereen altijd met actuele versies. Zelfs als oude documenten heropend worden, kunnen zij automatisch worden bijgewerkt, zodat ze zijn voorzien van de actuele huisstijl en bedrijfsgegevens.

2.3   Ieder document is automatisch in huisstijl

Met DocSys is de huisstijl geborgd in ieder type document. DocSys ‘kent’ de huisstijlregels tot in detail. De benodigde informatie wordt opgehaald en op de juiste plek in het document geplaatst. U hoeft dus nooit meer na te denken over het formaat en positie van het logo, lettertypes, de kleur en grootte van kopjes, formattering van het telefoonnummer, witruimtes, regelafstanden enzovoorts.

2.4   Locatie- en device-onafhankelijke cloud-oplossing beschikbaar (BYOD)

DocSys Online is de voor tablets, smartphones, laptops en desktops geoptimaliseerde cloud-oplossing om professionele documenten en correspondentie in huisstijl te genereren. Medewerkers corresponderen altijd in huisstijl en kunnen eenvoudig de benodigde documenten maken. DocSys Online is On-premise te draaien of in de cloud. U kunt ook kiezen voor Software as a Service (SaaS).

2.5   Er is slechts een beperkt aantal modellen nodig

Of binnen uw organisatie nu één of tien merkidentiteiten/huisstijlen gebruikt worden, of u alleen in het Nederlands communiceert of ook in het Engels, Duits, Frans, Spaans of een andere taal, door de scheiding van opmaak en inhoud heeft u per type document maar één DocSys-model nodig. U kunt binnen een model switchen van taal of een ander bedrijfsonderdeel selecteren. De juiste huisstijlregels worden toegepast en de juiste informatie automatisch op de juiste plekken geplaatst.

2.6   Maak met één model documenten voor verschillende bedrijfsidentiteiten dankzij de Multi Label Manager

Als uw organisatie meerdere bedrijfsidentiteiten heeft kunt u met behulp van de Multi Label Manager eenvoudig correspondentie maken die is voorzien van de juiste gegevens en huisstijl, terwijl u maar één huisstijlmodel nodig heeft. De Multi Label Manager is een soort logobibliotheek. Een logo wordt gekoppeld aan een organisatieonderdeel, locatiegegevens en juridische gegevens. Op basis van het profiel van de medewerker wordt de meest logische combinatie (logo en bedrijfsgegevens) als default ingesteld, maar mensen kunnen ook documenten maken namens een ander bedrijfsonderdeel. Ze kiezen dan het juiste bedrijfsonderdeel waarna het logo en de locatie- en juridische-gegevens van het organisatieonderdeel automatisch in het huisstijlmodel worden geplaatst. Dit biedt het grote voordeel dat u hetzelfde huisstijlmodel kunt gebruiken voor bedrijfsonderdelen met een eigen of afwijkende bedrijfsidentiteit. U kunt switchen van bedrijfsonderdeel, afdeling en/of huisstijl, terwijl de inhoud van uw document bewaard blijft.

2.7   Het juiste model is snel te vinden en te openen

Iedere medewerker kan snel het juiste model vinden en openen, bijvoorbeeld vanuit zijn persoonlijke favorietenlijst of rechtstreeks vanuit SharePoint (afbeelding 1) of een andere applicatie. Er kunnen knoppen toegevoegd worden aan het lint van bijvoorbeeld Microsoft Word, Excel of PowerPoint zodat men met één muisklik het juiste model kan openen (afbeelding 2).

Documenten maken vanuit SharePoint
Afbeelding 1: Maak een document vanuit SharePoint
Kies het juiste DocSys-model in Office
Afbeelding 2: Open een model via de speciale snelknoppen in het Office-lint

2.8   Nooit meer copy-pasten door koppelingen met uw databases

DocSys kan koppelen met uw systemen/databases (HRM, CRM, ERP enz.). Hierdoor worden de benodigde gegevens over uw organisatie (adresgegevens, afdelingsgegevens, juridische gegevens enz.), gegevens van/over uw klanten, prospects en medewerkers en informatie over uw diensten en producten geautomatiseerd op de juiste plek in documenten geplaatst. Kopiëren en overtypen behoren tot het verleden en de informatie is altijd actueel.

2.9   Het gebruiksvriendelijke vraag-en-antwoordspel bespaart tijd

Ieder DocSys-model kent een overzichtelijk vraag-en-antwoordspel waarvan de velden al zoveel mogelijk geautomatiseerd zijn ingevuld. Bij Datum staat bijvoorbeeld standaard de datum van vandaag en bij Ondertekening is het profiel van de gebruiker geselecteerd. U kunt snel en eenvoudig de informatie controleren en aanvullende informatie selecteren (rechtstreeks uit uw databases) en toevoegen. U voltooit het document en hoeft alleen nog maar inhoud toe te voegen. Wanneer u gebruikmaakt van een Brievenboek met Standaarddocumenten en Tekstblokken bent u ook verzekerd van foutloze inhoud.

2.10   Alle huisstijlopmaakfuncties staan overzichtelijk bij elkaar

Alle benodigde opmaakfuncties staan overzichtelijk bij elkaar op het speciale tabblad dat toegevoegd wordt aan het Office-lint (afbeelding 3). U begint altijd te typen in het juiste lettertype en kunt eenvoudig kopjes, opsommingen en dergelijke in huisstijl invoegen.

Ieder document in huisstijl met DocSys
Afbeelding 3: Alle opmaakfuncties overzichtelijk bij elkaar

2.11   Ieder document kan automatisch een uniek kenmerk krijgen

DocSys kan automatisch een uniek kenmerk genereren, bijvoorbeeld op basis van de datum en de gebruikersnaam van de auteur van het document. Het kenmerk kan gegenereerd worden op basis van uw wensen.

2.12   Documenten kunnen geautomatiseerd worden opgeslagen in uw DMS

DocSys kan uw documenten geautomatiseerd, voorzien van een uniek kenmerk en metadata, opslaan in SharePoint, een ander DMS of op een andere locatie. Zoals eerder gezegd is het ook mogelijk om documenten te maken vanuit SharePoint.

2.13   Het is mogelijk om een workflow te starten

U kunt een document automatisch naar een collega versturen of zelfs een hele workflow ter goedkeuring van een document starten. Dankzij de Workflow Manager heeft u er zicht op waar in het proces een document zich bevindt en wie nog goedkeuring moet verlenen.

2.14   Documenten kunnen geautomatiseerd digitaal worden gedeeld

U kunt gemaakte documenten geautomatiseerd versturen naar de gewenste ontvanger(s) of bijvoorbeeld in een portal laten plaatsen, zodat de persoon voor wie het bestemd is het daar kan bekijken.

2.15   Altijd het juiste logo, ook bij digitaal versturen

Bij documenten die digitaal worden verstuurd/aangeboden, kan het logo eenvoudig ingesloten worden. Hierdoor weet u zeker dat het logo op de juiste manier getoond wordt in documenten die de ontvanger onder ogen krijgt. Voor documenten die afgedrukt worden zijn er meerdere mogelijkheden. Wanneer u gebruikmaakt van logo-/briefpapier zorgen we door middel van de printerladeaansturing dat iedere pagina automatisch op het juiste papier afgedrukt wordt (briefpapier/volgpapier/blanco papier). Heeft u geen voorbedrukt papier, dan zorgen we dat het juiste logo meegeprint wordt.

2.16   Automatisch op het juiste papier printen dankzij de printerladeaansturing

De printerladeaansturing zorgt dat ieder document automatisch op de juiste manier geprint wordt. U kunt bijvoorbeeld het voorblad van een document automatisch op logopapier laten afdrukken en de overige bladzijden op volgpapier of blanco papier. We stellen voor ieder document éénmalig in hoe het uit de printer moet komen en uw medewerkers hebben hier geen omkijken meer naar. Pinterladeaansturing voorkomt papierverspilling en onnodig naar de printer lopen.

2.17   Extra logo’s, certificeringen etc. worden automatisch toegevoegd

We kunnen vastleggen wanneer optionele woord- en beeldmerken zoals een ISO-certificering toegevoegd moeten worden aan een document.

2.18   Aanhef en adressering altijd juist

DocSys genereert automatisch de juiste aanhef op basis van de persoonsgegevens. Slordigheden zoals het gebruik van een kleine letter bij een tussenvoegsel (Geachte heer ten Hoeve i.p.v. Geachte heer Ten Hoeve) zijn dus uitgesloten. Omdat de gegevens rechtstreeks uit uw CRM- of HRM-systeem worden gehaald, hoeft u de gegevens maar op één plek actueel te houden.

2.19   Genereer mailingen zonder samenvoegvelden te hoeven invoegen

U kunt eenvoudig een hele groep ontvangers selecteren en grote aantallen volledig gepersonaliseerde documenten genereren zonder dat u handmatig samenvoegvelden moet invoegen. Zo maakt u snel een foutloze mailing.

2.20   KIX-code wordt automatisch toegevoegd

DocSys kan automatisch KIX-codes toevoegen aan adresgegevens. Doordat PostNL de post hierdoor sneller kan sorteren kunt u in aanmerking komen voor korting op de verzendtarieven.

2.21   Ondertekenaar is automatisch ingesteld (formeel/informeel)

Op basis van uw profiel wordt de ondertekenaar automatisch ingesteld. Zo hoeft u niet iedere keer opnieuw uw gegevens in te vullen. U kunt meerdere profielen hebben, bijvoorbeeld formeel en informeel. Het is ook mogelijk om correspondentie namens collega’s te ondertekenen. Dit werkt op basis van autorisatie.

2.22   U kunt geautomatiseerd een handtekening toevoegen

U kunt geautomatiseerd een digitale handtekening toevoegen aan uw ondertekening. De afbeelding wordt in de juiste afmeting op de juiste positie geplaatst.

2.23   Volledig meertalig, automatische taalkeuze spellingscontrole

DocSys is volledig meertalig. Dit betekent dat u maar één huisstijlmodel nodig heeft om Nederlandse, Engelse, Franse, Duitse en anderstalige documenten te maken. Op basis van de documenttaal wordt automatisch de juiste spelling- en grammaticacontrole ingesteld. U hoeft de spellingscontrole dus nooit meer handmatig in te stellen. Daarnaast zijn zowel de scherm- als de helpteksttaal afzonderlijk in te stellen. Alle taalteksten (van tekstblok tot helptekst) kunnen eenvoudig door lokale contentbeheerders worden onderhouden.

2.24   Eenvoudig het lettertype insluiten

Sommige organisaties gebruiken een lettertype dat niet algemeen beschikbaar is. Met DocSys kunt u eenvoudig uw lettertype insluiten in tekstdocumenten en presentaties (ook PDF-bestanden), zodat u zeker weet dat het juiste lettertype getoond wordt als u een document extern verstuurt.

2.25   Office-onafhankelijk en werkt ook met Open Office

DocSys integreert niet alleen met Microsoft Office (iedere versie die ook nog door Microsoft ondersteund wordt, u kunt binnen uw organisatie dus met meerdere Office-versies werken), maar ook met Open Office en andere tekstverwerkingsprogramma’s. Een overstap naar open-source-software is zo gemaakt, want de modellen blijven werken.

2.26   Foutloze inhoud dankzij Brievenboek met Tekstblokken en Standaarddocumenten

Een digitaal Brievenboek bestaat uit een verzameling Standaarddocumenten en Tekstblokken. Met deze bouwstenen kan ook de inhoud van documenten snel en foutloos gegenereerd worden. Een Standaarddocument bevat al inhoud, Tekstblokken kunnen geautomatiseerd toegevoegd worden op basis van keuzes die u maakt in het vraag-en-antwoordspel.

2.27   Geen technische kennis nodig om Tekstblokken en Standaarddocumenten te maken en onderhouden

Er is geen IT-kennis nodig om Tekstblokken en Standaarddocumenten te maken en beheren. Verschillende inhoudsdeskundigen kunnen (op basis van rechten) Tekstblokken en Standaarddocumenten maken en wijzigingen doorvoeren. U bent niet afhankelijk van IT om teksten actueel te houden. Zo is zeker dat er geen verouderde informatie wordt gebruikt in documenten.

En dat is niet alles…

DocSys kent ook andere handige tijdbesparende opties, zoals het omzetten van een Agenda naar een Verslag, waarbij de punten uiteraard behouden blijven. We informeren u graag over de mogelijkheden.

Cordaan gebruikt DocSys Online met SharePoint koppeling voor documentcreatie in huisstijl
Alliander gebruikt DocSys voor correspondentie in huisstijl
Het mInisterie van Veiligheid en Justitie gebruikt DocSys
Eneco gebruikt DocSys voor correspondentie in huisstijl
NIBC gebruikt DocSys voor correspondentie in huisstijl