Tekstblokken

Optimale controle over content, handige bouwstenen voor foutloze documenten

U heeft bepaalde stukken tekst regelmatig nodig. Natuurlijk kunt u die teksten overnemen uit een oud document of opnieuw beginnen, maar het kan ook slimmer: met tekstblokken. Tekstblokken zijn gestandaardiseerde, centraal beheerde stukken tekst waarmee iedere medewerker op efficiënte wijze foutloze documenten ‘bouwt’. Er is geen IT-kennis of ondersteuning van de IT-afdeling nodig om tekstblokken en standaardbrieven te maken of wijzigingen. De volledige controle over de content kan hierdoor bij de afdeling communicatie en/of afdelingsspecifieke inhoudsdeskundigen liggen. Zij kunnen teksten en standaardbrieven op ieder moment aanmaken en wijzigen. Gewijzigde en/of nieuwe tekstblokken en standaardbrieven zijn direct beschikbaar voor alle medewerkers die ze moeten kunnen gebruiken (dit werkt op basis van rechten).

Tien redenen om DocSys tekstblokken te gebruiken

  1. Gebruiksgemak: Medewerkers voegen eenvoudig (bv. geautomatiseerd op basis van in invul-/selectiescherm gemaakte keuzes) foutloze teksten toe aan documenten.
  2. Fouten voorkomen: Medewerkers kopiëren nooit meer foutieve informatie uit oude documenten (het is makkelijker om een nieuw document te maken).
  3. Variabele gegevens worden doorgeplaatst: Door het gebruik van gekoppelde velden worden variabele gegevens automatisch doorgeplaatst. Dit betekent slechts éénmalig selecteren/invullen.
  4. Uniforme correspondentie: Omdat de hele organisatie gebruikmaakt van dezelfde teksten is uw schriftelijke communicatie consequent en uniform.
  5. Onafhankelijk van IT: Inhoudsdeskundigen kunnen zelf tekstblokken maken en beheren, hiervoor is geen IT-kennis of ondersteuning van de IT-afdeling nodig.
  6. Minder onderdelen om te beheren: Doordat tekstblokken zijn gescheiden van de opmaak van documenten (ze staan niet vast in een model) kan één tekstblok gebruikt worden in meerdere documenten en zijn er minder onderdelen te beheren.
  7. Altijd actueel: Alle componenten worden centraal beheerd. Wijzigingen in tekstblokken zijn direct organisatiebreed doorgevoerd. Iedereen werkt dus altijd met actuele teksten.
  8. Lange levensduur: Doordat de teksten niet gekoppelde zijn aan de huisstijl, blijven tekstblokken na een huisstijlwijziging zonder aanpassingen te gebruiken.
  9. Tijdswinst: Het gebruik van tekstblokken zorgt voor een significante tijdsbesparing, zowel wat betreft het beheer van teksten als het maken van documenten.
  10. Kostenbesparing: Het vereenvoudigde beheer, de loskoppeling van inhoud en opmaak en de tijdswinst bij het maken van documenten maken een fikse kostenbesparing mogelijk.

Tekstblokken: bespaar tijd, voorkom fouten

U heeft bepaalde stukken tekst regelmatig nodig. Natuurlijk kunt u die teksten overnemen uit een oud document of opnieuw beginnen, maar dankzij tekstblokken werkt u efficiënter en voorkomt u fouten. Tekstblokken zijn gestandaardiseerde stukken tekst die ook variabele gegevens kunnen bevatten. Afhankelijk van gemaakte keuzes in het vraag-en-antwoordmodel (bijvoorbeeld wel/geen leaseauto) worden de juiste tekstsecties toegevoegd aan een document. Binnen tekstblokken worden gemaakte keuzes (bijvoorbeeld man/vrouw) of ingevoerde gegevens (bijvoorbeeld datum indiensttreding) automatisch doorgevoerd. U hoeft dus maar één keer te selecteren of in te voeren. Uiteraard kunt u na het toevoegen van tekstblokken ook nog zelf tekst typen in het document.

Intelligente tekstblokken: conditionele secties

Tekstblokken kunnen – afhankelijk van uw wensen – op diverse manieren ingezet worden. Van het rechttoe-rechtaan invoegen van één of meerdere alinea’s, tot automatische selectie van stukken tekst op basis van gemaakte keuzes of opgestelde als-dan beslisregels. De HRM Contractgenerator van HEINEKEN voegt op basis van gemaakte keuzes in het vraag-en-antwoordmodel de juiste tekstblokken aan het document toe. Bij de keuze ‘vast contract’ verschijnt er andere tekst dan bij de keuze ‘tijdelijk contract’. Bij als-dan-beslisregels wordt automatisch een bepaalde tekst toegevoegd als aan een specifieke voorwaarde voldaan is. De mogelijkheden zijn eindeloos. Doordat u keuzes en data-koppelingen in de intelligente tekstblokken kunt plaatsen, dekt één intelligent tekstblok meerdere situaties af. Hierdoor neemt het aantal te onderhouden tekstblokken nog verder af.

Variabele gegevens, één keer kiezen, overal doorvoeren

Tekstblokken zijn gestandaardiseerd, maar zeker niet statisch. Ze kunnen variabele gegevens bevatten, bijvoorbeeld een naam, de keuze man/vrouw of een datum. Deze gegevens hoeven slechts één keer geselecteerd of ingevuld te worden en worden vervolgens automatisch doorgevoerd, dit bespaart tijd en voorkomt fouten.

Zelf tekstblokken maken en actueel houden met handige editor

Binnen een organisatie krijgen geselecteerde medewerkers (dit hoeven geen IT-ers te zijn, maar bij voorkeur inhoudsdeskundigen) rechten om tekstblokken en standaarddocumenten te maken en aan te passen met de tekstblokken editor, ook wel Context Designer genoemd. Deze medewerkers houden de informatie actueel. Wijzigingen worden direct centraal doorgevoerd en zijn dus voor iedereen beschikbaar. Het gebruik van verouderde informatie is hierdoor uitgesloten.

Brievenboek met standaarddocumenten

Een combinatie van een huisstijlmodel en één of meerdere tekstblokken noemen we een standaarddocument of standaardbrief. Een verzameling standaarddocumenten/standaardbrieven noemen we een Brievenboek.

Een huisstijlmodel met Tekstblokken is een Standaarddocument (Brievenboek)
Een huisstijlmodel met één of meerdere tekstblokken noemen we een standaardbrief of standaarddocument

Lees meer over Brievenboek en Standaarddocumenten

Deel deze pagina

HEINEKEN gebruikt DocSys van B-ware Business Software
Ecorys gebruikt DocSys voor correspondentie in huisstijl
KPMG gebruikt DocSys Headlines voor digitale nieuwsbrieven

Zelf de mogelijkheden zien?


We vertellen u graag meer over de mogelijkheden. Neem nu contact op voor een vrijblijvend advies of maak een afspraak voor een gratis demonstratie bij u op locatie. 
We zijn telefonisch bereikbaar via 053 – 789 0 987.

Informatie aanvraGEN Neem contact op