Mailmerge met DocSys.Web

Geplaatst op in de categorie nieuws

Bij het versturen van een brief aan (veel) verschillende mensen is het handig om gebruik te maken van een mailmerge. Bijna ieder bedrijf heeft dat wel eens nodig, bijvoorbeeld voor een maandelijkse factuur, voor een onderhoudscontract, of iets dergelijks.

Iedereen die wel eens een mailmerge (afdruk samenvoegen) heeft gedaan, weet dat het met een groot adressenbestand wel even kan duren voor Word klaar is met het genereren van de brieven. Heel vervelend, vooral omdat tijdens dit proces vaak de hele computer vast lijkt te zitten.

Binnen DocSys.Web hebben we hier een oplossing voor ontwikkeld, de DocSys.Web Documentserver. Wanneer één van onze klanten met behulp van DocSys.Web een massamailing aanmaakt, neemt de documentserver het over. Hierdoor hoeft niet de computer van de verstuurder al het werk te doen, maar wordt er gebruik gemaakt van de kracht van de server. Terwijl de server bezig is met het aanmaken van de individuele documenten, kan er gewoon verder gewerkt worden op de computer waar de mailmerge gestart is, geen onnodig tijdverlies dus.

Natuurlijk is het vaak ook erg belangrijk om te weten naar wie zo’n brief allemaal verstuurd is. In een ideale situatie wordt er per adres een dossiermap aangemaakt, waar een kopie ingestopt wordt na verzenden, net als vroeger. Dit kan door DocSys.Web geregeld worden, gewoon digitaal, door DocSys.Web te koppelen aan het Document Management Systeem. Zo worden de afzonderlijke brieven gegarandeerd keurig gearchiveerd in een map met de juiste naam of het juiste klantnummer.

Diverse woningcorporaties maken hier inmiddels gebruik van. Bij een mailing naar 1000 verschillende huurders worden alle individuele brieven automatisch op de juiste plek, met de juiste trefwoorden opgeslagen. De medewerkers hoeven niets meer handmatig te archiveren.

Antares: DocSys.Web maakt het aanmaken van documenten eenvoudig

Tags

Terug naar het overzicht