10 redenen om DocSys te kiezen

Eenvoudige werkwijze, correspondentie en documenten foutloos in huisstijl

1. Altijd verzekerd van de juiste huisstijl

Met DocSys is ieder document dat gemaakt wordt en iedere e-mail die verstuurd wordt automatisch voorzien van de juiste huisstijl. Ook wanneer oude documenten worden hergebruikt, kan automatisch de actuele huisstijl worden toegepast. Met de Multi Label Manager kunt u een logo-bibliotheek aanleggen en deze logo’s koppelen aan de huisstijlmodellen. Hierdoor kunt u op afdelingsniveau bepalen welke huisstijlkenmerken (logo, naam, locatie, etc.) worden gebruikt. Dit biedt het grote voordeel dat u hetzelfde huisstijlmodel kunt gebruiken voor bedrijfsonderdelen met een eigen of afwijkende bedrijfsidentiteit.

2. Gebruiksvriendelijk en tijdbesparend

DocSys maakt het makkelijk om documenten en presentaties te maken. Gegevens worden geautomatiseerd op de juiste plek geplaatst. Overtypen is hierdoor verleden tijd en veelvoorkomende fouten worden voorkomen terwijl u tijd bespaart.

3. Modellen zijn in open standaard beschreven en zijn onafhankelijk van de versie van Office

Bij overgang van Office 2007 naar bijvoorbeeld Office 2010 of 2013 hoeft u niets aan te passen. Uw huisstijlmodellen blijven gewoon werken. Voor een migratie naar OpenOffice hoeft u alleen de basissjablonen van de modellen eenmalig aan te passen.

4. DocSys is Office-onafhankelijk

Veel van onze klanten werken met Microsoft Office, maar u kunt ook kiezen voor Apache OpenOffice Writer, Libre Office Writer, Google Drive of een andere tekstverwerker.

5. Feilloze integratie met DMS, ERP-, CRM-, HRM- systemen en overige databases

DocSys integreert met de systemen waarin uw gegevens opgeslagen zijn. Gegevens worden op efficiënte wijze verzameld en geautomatiseerd op de juiste plek geplaatst. Ook opslaan in bijvoorbeeld uw DMS is geborgd. Ieder document wordt voorzien van een uniek kenmerk en/of metadata. Er zijn koppelingen gerealiseerd met onder meer SharePoint, SAP, DigiJust, PeopleSoft, Corsa, Oracle, Microsoft Dynamics, FileNet, BusinessBase en SG|tobias.

6. Modelaanpassingen (onderhoud) worden automatisch via het Internet toegepast

Uw medewerkers werken hierdoor altijd met de meest actuele modellen, ook bij hergebruik van documenten. Voor het beheer volgt DocSys de bestaande infrastructuur, waardoor uw IT-afdeling geen apart autorisatie- of beheersysteem hoeft in te regelen.

7. Modellen en applicatie zijn volledig meertalig

Dit betekent dat u voor Nederlandse, Engelse, Franse, Duitse en anderstalige documenten slechts één huisstijlmodel hoeft te ontwikkelen en onderhouden. Op basis van de document-taal wordt automatisch de juiste spelling- en grammaticacontrole ingesteld. Daarnaast zijn zowel de scherm- als de helpteksttaal afzonderlijk in te stellen. Alle taalteksten (van Tekstblok tot helptekst) kunnen eenvoudig door lokale contentbeheerders worden onderhouden.

8. Modellen zijn label/merk-onafhankelijk en aan te sturen op afdelingslocatie

U kunt huisstijlspecifieke zaken, zoals logo, tagline en subscriptor op afdelingsniveau regelen. Als u meerdere identiteiten/divisies heeft levert dit een substantiële besparing op.

9. Modellen en ingevoerde metadata bepalen juiste keuze van printerlades

Op basis van de modellen en ingevoerde metadata (of automatisch gekoppelde kenmerken) wordt op basis van (netwerk)locatie de juiste printerlade gekozen bij de ingestelde afdrukvorm. Printen kan niet meer fout gaan, goed voor het milieu en uw portemonnee.

10. Snelle ROI

Doordat DocSys productiviteit sterk verhoogt worden kosten bespaard. U kunt meer doen in minder tijd en bent verzekerd van een goed eindresultaat.