De Documentserver is de serverbased documentgenerator waarmee u vliegensvlug grote aantallen gepersonaliseerde documenten of zeer complexe documenten genereert. Werk vanuit Office, een equivalent of uw primaire systeem en laat de documenten op de server koppelen, zodat u gewoon op uw systeem verder kunt werken. De documentgenerator zorgt voor spectaculaire tijdswinst én specifiekere en betere documenten.
De Verklaring Omtrent het Gedrag wordt gegenereerd met de Documentserver. De benodigde informatie wordt automatisch uit Oracle gehaald en op de juiste plek in het document geplaatst. Ook bijbehorende brieven worden automatisch gegenereerd.
“De Documentserver zorgt voor een enorme tijdsbesparing. Binnen een paar minuten heb je 3000 gepersonaliseerde brieven. Het gaat ontzettend snel!”Jan van Garderen, Financieel Manager Heuvelrug Wonen
“Dankzij de Offertegenerator kost het maken van offertes veel minder tijd en zijn veelvoorkomende fouten uitgesloten. Er is meer tijd voor persoonlijke aandacht voor de klanten en opmaak en inhoud van iedere offerte is keurig verzorgd. Dit hadden we eerder moeten doen.”John de Jongh, Directeur DataByte
“Het invulscherm en tekstblokken zorgen voor foutloze, uniforme contracten en een enorme tijdsbesparing.”Yvette Overgoor-Ouwerkerk, HR Process & Support Lead HEINEKEN International
"Vanaf het begin hebben wij de mogelijkheden gezien van DocSys. Een van de kernwaarden van NS is betrouwbaarheid. Wij eisen dit ook van onze leveranciers. Al jaren helpt DocSys op gebruikersvriendelijke en eenvoudige wijze bij het borgen van de huisstijl. Als organisatie maken wij een transitie naar marktwerking en klantgerichtheid. De ervaring met de huidige DocSys-suite maakt het mijn interne klant makkelijker om efficiënt van Office 2003 naar Office 2010 over te stappen."Evert-Jan van Himbergen, Projectmanager Corporate Identity NS
De Documentserver zorgt dat grote aantallen documenten of zeer complexe documenten makkelijk en snel gegenereerd worden. Via een voor u vertrouwd systeem – bijvoorbeeld Word of uw primaire systeem – en een handig vraag-en-antwoordscherm verstuurt u een opdracht naar de Documentserver. De Documentserver koppelt een huisstijlmodel en een databestand met alle relevante informatie tot het gewenste document/de gewenste documenten. Altijd in de juiste huisstijl en volledig gepersonaliseerd. Omdat het koppelen op de server gebeurt, verloopt dit supersnel en is uw eigen systeem niet belast. U kunt dus gewoon verder werken. De screeningsautoriteit Justis gebruikt onze Documentserver om de Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) en bijbehorende brieven te genereren. Woningcorporatie Heuvelrug Wonen gebruikt de Documentserver om snel grote aantallen gepersonaliseerde brieven te maken voor haar huurders.
De Documentserver heeft een huisstijlmodel (soort sjabloon/template waarin de opmaak van een document is vastgelegd) en een data-document nodig. Het huisstijlmodel bepaalt waar logo’s, persoonlijke informatie (zoals adressering en aanhef) geplaatst worden. U kunt inhoud onder meer genereren met behulp van Tekstblokken. Variabele gegevens, zoals bijvoorbeeld het verbruik van het aantal m3 gas per jaar, worden geautomatiseerd geïmporteerd op basis van de gegevens in uw database. Door de flexibiliteit van het systeem kan de inhoud van een brief sterk verschillen, maar het eindresultaat is altijd in huisstijl.
De Documentserver communiceert moeiteloos met andere systemen (gegevensoverdracht vindt plaats via XML) en integreert naadloos met kantoorautomatisering in de cloud. Gegevens uit uw DMS, CRM-, HRM-, ERP- en overige systemen worden vertaald naar de gewenste data-document lay-out zodat de informatie hergebruikt kan worden. De individueel aangemaakte documenten zijn apart te bewerken en kunnen automatisch geprint en/of op dossierniveau opgeslagen worden in uw Document Management Systeem. Omdat dit serverside gebeurt, verloopt dit snel en zonder belasting van het gewone systeem.
De Documentserver wordt gestart vanuit uw basis bedrijfsapplicatie of uw webbrowser. Medewerkers kunnen vanuit de vertrouwde Office (Word) omgeving zowel specifieke als bulk documenten maken. Klant-, medewerker-, of referentiegegevens uit CRM- of HRM-systeem hoeven niet meer overgetypt te worden. Door het geautomatiseerde proces worden fouten voorkomen en tijd bespaard.
We vertellen u graag meer over de mogelijkheden. Neem nu contact op voor een vrijblijvend advies of maak een afspraak voor een gratis demonstratie bij u op locatie. We zijn telefonisch bereikbaar via 053 – 789 0 987.