De Documentserver: genereer snel gepersonaliseerde mailings of zeer complexe documenten

De Documentserver is de serverbased documentgenerator waarmee u vliegensvlug grote aantallen gepersonaliseerde documenten of zeer complexe documenten genereert. Werk vanuit Office, een equivalent of uw primaire systeem en laat de documenten op de server koppelen, zodat u gewoon op uw systeem verder kunt werken. De documentgenerator zorgt voor spectaculaire tijdswinst én specifiekere en betere documenten.

Informatie aanvragen gratis demo aanvragen

DocSys.Web zorgt voor uniforme uitstraling NS

"Vanaf het begin hebben wij de mogelijkheden gezien van DocSys. Een van de kernwaarden van NS is betrouwbaarheid. Wij eisen dit ook van onze leveranciers. Al jaren helpt DocSys op gebruikersvriendelijke en eenvoudige wijze bij het borgen van de huisstijl. Als organisatie maken wij een transitie naar marktwerking en klantgerichtheid. De ervaring met de huidige DocSys-suite maakt het mijn interne klant makkelijker om efficiënt van Office 2003 naar Office 2010 over te stappen."
Evert-Jan van Himbergen, Projectmanager Corporate Identity NS

DocSys Documentserver

Voordelen DocSys documentcreatie huisstijlautomatisering outputmanagement

De Documentserver zorgt dat grote aantallen documenten of zeer complexe documenten makkelijk en snel gegenereerd worden. Via een voor u vertrouwd systeem – bijvoorbeeld Word of uw primaire systeem – en een handig vraag-en-antwoordscherm verstuurt u een opdracht naar de Documentserver. De Documentserver koppelt een huisstijlmodel en een databestand met alle relevante informatie tot het gewenste document/de gewenste documenten. Altijd in de juiste huisstijl en volledig gepersonaliseerd. Omdat het koppelen op de server gebeurt, verloopt dit supersnel en is uw eigen systeem niet belast. U kunt dus gewoon verder werken. De screeningsautoriteit Justis gebruikt onze Documentserver om de Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) en bijbehorende brieven te genereren. Woningcorporatie Heuvelrug Wonen gebruikt de Documentserver om snel grote aantallen gepersonaliseerde brieven te maken voor haar huurders.

Redenen om voor de serverbased documentgenerator te kiezen

  • Eenvoudig, snel, foutloos gepersonaliseerde documenten genereren;
  • Gebruiksvriendelijke aansturing vanuit uw primaire systeem Office of andere tekstverwerker;
  • Koppeling met DMS, ERP-, CRM-, HRM- (o.a. SAP, eWorX, ShareWorX, Microsoft SharePoint, Oracle) en overige systemen;
  • Overtyp- en kopieerfouten zijn uitgesloten;
  • Ieder document is in de juiste huisstijl;
  • Geen belasting reguliere systeem dankzij speciale server;
  • Multi-Channel-Output mogelijkheden (o.a. TXT, RTF, DOC, DOCX, PDF, XML, HTML en e-mail);
  • Automatisch printen, digitaal verspreiden en/of opslaan op dossierniveau;
  • Significante besparing van tijd en geld;
  • Integratie met kantoorautomatisering in de cloud mogelijk.

Hoe werkt de Documentserver?

De Documentserver heeft een huisstijlmodel (soort sjabloon/template waarin de opmaak van een document is vastgelegd) en een data-document nodig. Het huisstijlmodel bepaalt waar logo’s, persoonlijke informatie (zoals adressering en aanhef) geplaatst worden. U kunt inhoud onder meer genereren met behulp van Tekstblokken. Variabele gegevens, zoals bijvoorbeeld het verbruik van het aantal m3 gas per jaar, worden geautomatiseerd geïmporteerd op basis van de gegevens in uw database. Door de flexibiliteit van het systeem kan de inhoud van een brief sterk verschillen, maar het eindresultaat is altijd in huisstijl.

Koppeling met systemen, hergebruik informatie

De Documentserver communiceert moeiteloos met andere systemen (gegevensoverdracht vindt plaats via XML) en integreert naadloos met kantoorautomatisering in de cloud. Gegevens uit uw DMS, CRM-, HRM-, ERP- en overige systemen worden vertaald naar de gewenste data-document lay-out zodat de informatie hergebruikt kan worden. De individueel aangemaakte documenten zijn apart te bewerken en kunnen automatisch geprint en/of op dossierniveau opgeslagen worden in uw Document Management Systeem. Omdat dit serverside gebeurt, verloopt dit snel en zonder belasting van het gewone systeem.

Gebruiksvriendelijk

De Documentserver wordt gestart vanuit uw basis bedrijfsapplicatie of uw webbrowser. Medewerkers kunnen vanuit de vertrouwde Office (Word) omgeving zowel specifieke als bulk documenten maken. Klant-, medewerker-, of referentiegegevens uit CRM- of HRM-systeem hoeven niet meer overgetypt te worden. Door het geautomatiseerde proces worden fouten voorkomen en tijd bespaard.

Het mInisterie van Veiligheid en Justitie gebruikt DocSys
Heuvelrug Wonen gebruikt DocSys en documentgenerator Documentserver voor correspondentie in huisstijl
Eneco gebruikt DocSys voor correspondentie in huisstijl
Holmatro gerbuikt DocSys.Web voor wereldwijde communicatie in huisstijl
Alliander gebruikt DocSys voor correspondentie in huisstijl

Zelf de mogelijkheden zien?


We vertellen u graag meer over de mogelijkheden. Neem nu contact op voor een vrijblijvend advies of maak een afspraak voor een gratis demonstratie bij u op locatie. 
We zijn telefonisch bereikbaar via 053 – 789 0 987.

Informatie aanvraGEN Neem contact op