Hoe werkt DocSys?

Maak een document met DocSys

 

In onderstaande afbeelding ziet u een schematische weergave van DocSys. De ‘DocSys Engine’ kan op verschillende manieren aangestuurd/gestart worden. U kunt informatie hergebruiken, doordat DocSys informatie uit uw systemen kan halen. Output kan in ieder gewenst formaat op de gewenste manier gearchiveerd en/of (digitaal) gedeeld worden.

DocSys schematische weergave

Starten

  1. U kunt eerst Documentsysteem DocSys starten,
  2. of het benodigde huisstijlsjabloon openen vanuit een DMS zoals SharePoint, of bijvoorbeeld uw CRM-, HRM- of ERP-systeem,
  3. of het juiste sjabloon opnenen vanuit Office*.

Data importeren

De benodigde data, bijvoorbeeld NAW-gegevens of bepaalde informatie over producten, wordt uit verschillende bronnen gehaald en geautomatiseerd op de juiste plek in het huisstijlmodel geplaatst. Overtypen en copy-pasten behoren dus tot het verleden.

DocSys Server

De huisstijlmodellen (sjablonen), tekstblokken en standaarddocumenten staan op de DocSys-Server. Alles wordt centraal beheerd en opmaak en inhoud zijn van elkaar gescheiden. Dit zorgt dat u teksten eenvoudig kunt beheren en er altijd zeker van bent dat er actuele teksten gebruikt worden in documenten.

Output mogelijkheden

Output is mogelijk in ieder gewenst formaat en kan geautomatiseerd gearchiveerd en gedeeld worden. Wilt u een bewerkbaar of niet-bewerkbaar document?

DocSys in de praktijk

De meeste gebruikers hebben de volgende werkwijze:

  1. Medewerker kiest het juiste huisstijlmodel (via snelknop Office, favorietenscherm DocSys Online of mappenstructuur)
  2. Medewerker selecteert de benodigde informatie via het selectie-/invulscherm
  3. Medewerker vervolmaakt het document

Maak een document in drie simpele stappen

U maakt een volledig gepersonaliseerd document in (maximaal) drie simpele stappen.
Hierna kunt u het document geautomatiseerd opslaan en/of delen.

Stap 1: Kies het juiste huisstijlmodel

Afhankelijk van uw voorkeur kiest u het type document dat u wilt maken via:

1. een snelkoppeling in de werkbalk van uw tekstverwerker (bijvoorbeeld Word); (afbeelding 1)
2. de favorietenlijst op uw persoonlijk startpagina; (afbeelding 2)
3. de mappenstructuur.

Specifieke inrichting op basis van uw wensen is uiteraard mogelijk. Het is bijvoorbeeld mogelijk om direct vanuit uw HRM-systeem het model voor een Jubileumbrief te openen.

Algemeen model of Standaarddocument

U kunt kiezen voor een algemeen huisstijlmodel, bijvoorbeeld ‘Brief’, ‘Offerte’ of ‘Presentatie’ of een Standaarddocument zoals een ’Voorstel betalingsregeling’ of ‘Jubileumbrief’. Een Standaarddocument is een specifiek type document waarin met behulp van Tekstblokken niet alleen opmaak, maar ook inhoud is vastgelegd. U hoeft het document alleen nog maar te personaliseren.

DocSys: kies het juiste model via een shortcut in de werkbalk van uw tekstverwerker
Afbeelding 1: kies het juiste model via een shortcut in de werkbalk van uw tekstverwerker
DocSys: kies het juiste model uit de favorietenlijst op uw persoonlijke startpagina
Afbeelding 2: kies het juiste model uit de favorietenlijst op uw persoonlijke startpagina

Lees meer over Standaarddocumenten

Stap 2: Selecteer de benodigde informatie via het selectie-/invulscherm

Ieder huisstijlmodel heeft een gebruiksvriendelijk selectie-/invulscherm dat u helpt om alle benodigde informatie voor een volledig gepersonaliseerd document snel te verzamelen. De ingebouwde logica zorgt ervoor dat gegevens automatisch worden opgehaald uit de centrale systemen en dat keuzes, data, velden en tekstopties automatisch in de relevante Tekstblokken worden doorgevoerd.
Veel velden van het invulscherm bevatten al een logische waarde. Bij Datum staat bijvoorbeeld standaard de datum van vandaag en ook de Ondertekening is al ingevuld. Vanzelfsprekend kunt u deze velden nog wijzigen. Aan het einde van het scherm wordt het daadwerkelijke basisdocument aangemaakt en uw tekstverwerker gestart.

Stap 3: Document vervolmaken

Het gemaakte document wordt nu getoond in uw tekstverwerker. Als uw document nog niet klaar is kunt u zelf nog tekst toevoegen (zelf typen) of eenvoudig Tekstblokken zoeken en importeren. Velden die u volgens de huisstijlrichtlijnen niet mag wijzigen (bijvoorbeeld de Colofon) zijn beschermd tegen aanpassingen. Op het speciale tabblad dat we toevoegen aan de werkbalk van uw tekstverwerker ziet u alle opmaakfuncties die toegestaan zijn binnen de huisstijl van uw organisatie. Het kan dus ook zo zijn dat uw document na twee stappen klaar is.

Document klaar: geautomatiseerd opslaan in DMS en versturen

Is uw document klaar? U kunt uw document geautomatiseerd in iedere gewenste output-vorm (bijvoorbeeld DOCX, PDF, ODF, HTML of XML) opslaan en/of versturen:

  1. Sla het document geautomatiseerd en voorzien van metadata op in een DMS zoals SharePoint. (Zo kunt u ook samenwerken aan documenten met uw collega’s.)
  2. Verstuur het document automatisch via e-mail naar de juiste persoon (en start eventueel een ‘goedkeuring workflow’).
  3. Plaats het document geautomatiseerd in een klant-portal (dossierniveau).
  4. Print het document geautomatiseerd (en altijd op het juiste papier).

Huisstijlmodellen: onze slimme sjablonen/templates

Huisstijlmodellen zijn slimme sjablonen/templates waarin is bepaald waar informatie en huisstijlelementen geplaatst moeten worden: een soort plekkenplan. De informatie staat niet ‘vast’ in het model. Documenten worden dynamisch opgebouwd met behulp van een soort snelkoppelingen. Iedere keer dat u een document maakt worden de gegevens voor bijvoorbeeld de Colofon en relevante Tekstblokken supersnel opgehaald en op de juiste plek geplaatst. Als gebruiker merkt u hier niets van, maar deze scheiding van opmaak en inhoud vereenvoudigt onderhoud en beheer. Het zorgt dat er minder modellen nodig zijn en dat documenten altijd actueel zijn.

Tekstblokken: gestandaardiseerde stukken tekst

Tekstblokken zijn gestandaardiseerde stukken tekst die u eenvoudig, zelfs geautomatiseerd kunt toevoegen aan tekstdocumenten. Zo bouwt u snel foutloze documenten.

Lees meer over Tekstblokken

Eenvoudig onderhoud, altijd actueel: het voordeel van het scheiden van inhoud en opmaak

Zoals eerder gezegd zorgt de scheiding van opmaak en inhoud dat er minder modellen nodig zijn en vereenvoudigt het onderhoud en beheer. Documenten zijn eenvoudig actueel te houden.

Minder modellen nodig:

Inhoud staat niet vast in de modellen. Het wordt opgehaald uit de boeken/databases of is vastgelegd in Tekstblokken. Als voorbeeld nemen we een Jubileumbrief. Met het Standaardmodel ‘Jubileumbrief’ kunt u een brief maken voor iemand die 12,5 jaar in dienst is, maar bijvoorbeeld ook voor iemand die 25 jaar of 40 jaar in dienst is. Op basis van de in het vraag-en-antwoordspel gemaakte keuze wordt het juiste Tekstblok aan het document toegevoegd. Er zijn dus geen sjablonen meer nodig: ‘Jubileumbrief 12,5 jaar’, ‘Jubileumbrief 25 jaar’, ‘Jubileumbrief 40 jaar’, maar simpelweg één model.

Altijd actuele informatie:

Een voorbeeld: Wanneer bij een adreswijziging het adres in de centrale database wordt aangepast, gebruiken alle modellen hierna automatisch het nieuwe adres. Het is dus niet nodig om handmatig alle modellen aan te passen. Ook wijzigingen in de huisstijl of overige inhoud zijn snel organisatiebreed door te voeren. Ieder document is hierdoor altijd in de actuele huisstijl en voorzien van actuele informatie. Ook als een document wordt hergebruikt worden de actuele gegevens gebruikt.

Juiste oplossing voor iedere wens en iedere infrastructuur

DocSys is beschikbaar in verschillende ‘smaken’:

  • DocSys Online is de cloud-oplossing voor documentcreatie. BYOD en maak documenten vanaf iedere locatie en met ieder device. Kies voor On-premise of SaaS.
  • DocSys.Web is de bewezen webbased oplossing voor documentbeheer en documentcreatie in huisstijl.
  • DocSys Desktop  is de clientbased variant van het documentensysteem. Efficiënte documencreatie geborgd, zonder dat u een uitgebreide infrastructuur of server nodig heeft.
  • Documentgenerator de Documentserver is de serverbased documentgenerator die vliegensvlug grote aantallen gepersonaliseerde documenten genereert of zeer complexe documenten samenstelt.

* Ook andere tekstverwerkers mogelijk

Deel deze pagina

Zelf de mogelijkheden zien?

We vertellen u graag meer over de mogelijkheden. Neem nu contact op voor een vrijblijvend advies of maak een afspraak voor een gratis demonstratie bij u op locatie. 
We zijn telefonisch bereikbaar via 053 – 789 0 987.

Informatie aanvraGEN Neem contact op