Wat is DocSys?
DocSys is de gebruiksvriendelijke totaaloplossing waarmee iedere medewerker moeiteloos zakelijke correspondentie
1. maakt;
2. archiveert;
3. en deelt.
E-mails, presentaties, (nieuws)brieven en andere (tekst)documenten zijn automatisch in huisstijl en voorzien van actuele gegevens. Medewerkers kunnen zelf content aanpassen en standaard-sjablonen maken, zonder dat ze hier IT-kennis voor nodig hebben.
Documentgenerator, content- en sjablonenbeheer, output management
Dankzij DocSys heeft u slechts één applicatie nodig om al uw document-gerelateerde processen te optimaliseren. Onze klanten noemen DocSys onder meer hun huisstijlsysteem, documentensysteem, documentgenerator, sjablonen-tool, content management systeem en output management systeem. Dit komt doordat DocSys ingezet kan worden voor:
- Huisstijlautomatisering: alle correspondentie – e-mail, brieven, offertes, presentaties en meer – altijd in huisstijl.
- Het vereenvoudigen van documentcreatie: iedereen kan moeiteloos en snel foutloze documenten maken/genereren.
- Het vereenvoudigen van sjablonenbeheer: inhoud en opmaak zijn gescheiden, hierdoor zijn minder sjablonen nodig en zijn wijzigingen snel door te voeren.
- Het vereenvoudigen van het hergebruik en beheer van teksten: tekstblokken en standaarddocumenten kunnen gemaakt en gewijzigd worden door medewerkers zonder IT-kennis.
- Het optimaliseren van document-gerelateerde workflow: efficiënter en sneller werken, besparing van tijd en kosten.
- Output management: beschikbare informatie hergebruiken (integratie) en ‘gecreëerde’ informatie op de juiste manier archiveren en verspreiden/delen.
1. Documenten maken
- Eenvoudige werkwijze
- Automatisch in huisstijl
- Maakt handig gebruik van informatie die al beschikbaar is (koppelingen)
- Foutloze inhoud (maak zelf tekstblokken en standaardsjablonen)
- Workflow optimalisaties
- Significante tijdsbesparing
2. Documenten archiveren
- Automatisch voorzien van uniek kenmerk
- Automatisch voorzien van metadata
- Geautomatiseerd opslaan in DMS of andere locatie naar keuze
- Automatische dossieropbouw
3. Documenten delen
- Eenvoudig samenwerken aan documenten
- Geautomatiseerd naar de digitale postkamer versturen
- Automatisch op het juiste papier printen
- Geautomatiseerd digitaal versturen
- Geautomatiseerd in portal plaatsen
Verschillende varianten, losse modules
DocSys is beschikbaar in verschillende varianten en op te bouwen uit verschillende modules. Hierdoor is er altijd een oplossing die past bij uw infrastructuur, wensen en eisen. En u betaalt dus nooit voor functionaliteit die u niet gebruikt.
Volledige geïntegreerd in Microsoft Office
DocSys kan volledig geïntegreerd worden in Microsoft Office. U krijgt dan een volledig gepersonaliseerd Office-Lint en kunt via speciale knoppen direct het juiste model (sjabloon/template) openen. Ook de, binnen de huisstijl vastgelegde, stijlen zijn overzichtelijk bij elkaar geplaatst. Zo maakt u met één klik kopjes, opsommingen, tabellen en meer in de juiste huisstijl.
Ook beschikbaar als online-oplossing
Met DocSys Online hebben medewerkers alleen een internetverbinding nodig om te corresponderen in huisstijl en de benodigde documenten te maken. Inloggen kan vanaf iedere locatie (en device) via single sign-on. U kunt kiezen voor On-premise, cloud of SaaS.
