Sjablonen aanbieden in SharePoint, de nadelen en gevaren

Geplaatst op in de categorie nieuws

Steeds meer organisaties maken de overstap naar SharePoint. Veel mensen denken dat correct huisstijlgebruik geborgd is wanneer ze standaard Office-sjablonen/templates aanbieden in SharePoint. Het gebruik van standaard Office-sjablonen kent echter diverse nadelen en beperkingen ten opzichte van een documenten- en correspondentiesysteem.

6 nadelen van standaard Office-sjablonen

  1. Er zijn veel sjablonen nodig, dit betekent veel zoeken naar het juiste sjabloon
  2. Grote kans op gebruik verouderde sjablonen doordat mensen vaak met lokale kopieën werken
  3. Sjablonen zijn statisch, eenmaal begonnen kunt u niet wisselen van bijvoorbeeld taal of huisstijl
  4. Het moeten toestaan van macro’s brengt beveiligingsrisico’s met zich mee
  5. Onderhoud en beheer is tijdsintensief, u moet ieder sjabloon afzonderlijk bijwerken
  6. Centraal beheer van teksten/tekstblokken is ingewikkeld

10 voordelen van documentensysteem DocSys

Een documenten- en correspondentiesysteem zoals DocSys borgt niet alleen uw huisstijl, het optimaliseert het gehele documentgerelateerde proces. Het voorkomt bijvoorbeeld ook dat medewerkers tijdrovende, foutgevoelige werkzaamheden zoals het overtypen en kopiëren van gegevens moeten uitvoeren. De benodigde informatie wordt geautomatiseerd vanuit diverse systemen en databases in documenten geplaatst en documenten worden automatisch opgeslagen in SharePoint of een ander Document Management Systeem (DMS). Hieronder een aantal voordelen op een rij.

  1. U heeft slechts één applicatie nodig om ieder type document te kunnen maken
  2. Centraal beheer, eenvoudig onderhoud, altijd actueel
  3. Locatie- en device-onafhankelijke cloud-oplossing beschikbaar (BYOD)
  4. U kunt met één model documenten maken voor verschillende bedrijfsidentiteiten (verschillende huisstijlen) dankzij de Multi Label Manager
  5. Copy-pasten behoort tot het verleden door koppelingen met uw systemen/databases
  6. Het gebruiksvriendelijke vraag-en-antwoordspel bespaart tijd
  7. Documenten kunnen geautomatiseerd – voorzien van een uniek kenmerk en metadata – worden opgeslagen in uw DMS
  8. Automatisch op het juiste papier printen dankzij de printerladeaansturing
  9. Foutloze inhoud door Brievenboek met Tekstblokken en Standaarddocumenten
  10. Geen technische kennis nodig om Tekstblokken en Standaarddocumenten te maken en onderhouden

Lees meer over de gevaren van standaard Office-sjablonen en de voordelen van DocSys

De volledige opsommingen en uitgebreide toelichting vindt u in onze whitepaper.

Tags

Terug naar het overzicht