Document Management Systemen (DMS) zijn ideaal voor het administreren en in dossiers bundelen van documenten. Daarnaast ze een platform om samen te werken aan documenten. Documentcreatie en -opmaak is geen kerntaak van een DMS. DocSys. DMS integreert met ieder DMS en zorgt voor de juiste opmaak en borging in het DMS.
De Verklaring Omtrent het Gedrag wordt gegenereerd met de Documentserver. De benodigde informatie wordt automatisch uit Oracle gehaald en op de juiste plek in het document geplaatst. Ook bijbehorende brieven worden automatisch gegenereerd.
“Of onze mensen nu op kantoor achter een desktop of laptop zitten, bij een cliënt zijn, of onderweg of thuis vanaf hun tablet of smartphone werken, dankzij DocSys Online is ieder document dat gemaakt wordt en iedere e-mail die verstuurd wordt altijd in Cordaan huisstijl. Dat levert een flinke bijdrage aan onze professionele uitstraling.”Nadia Pignato, Senior Communicatieadviseur Cordaan
“Dankzij de Offertegenerator kost het maken van offertes veel minder tijd en zijn veelvoorkomende fouten uitgesloten. Er is meer tijd voor persoonlijke aandacht voor de klanten en opmaak en inhoud van iedere offerte is keurig verzorgd. Dit hadden we eerder moeten doen.”John de Jongh, Directeur DataByte
“De medewerkers besparen veel tijd met DocSys.CRM. Zij vinden vooral de eenvoud en het gebruiksgemak bij het maken van huisstijlsjablonen ideaal. Ook verzorgt Docsys.CRM de output van contractgegevens uit Archie door middel van een Excelformulier. De output wordt voor het bronsysteem gebruikt en de gegevens op het Excelformulier zijn door Menzis zelf te bepalen.”Maikel van Droffelaar, Functioneel Beheerder bij Menzis
"De medewerkers vinden het erg prettig dat de trefwoorden automatisch worden ingevuld bij het maken van een document. Als ICT-verantwoordelijke vind ik het belangrijk dat ik met DocSys.Web 100% garantie heb op het inbrengen van alle documenten in het DMS. Hierdoor kan ik met een gerust hart zeggen dat we de doelstellingen en resultaten halen met deze investering."René Mackenbach, Hoofd ICT Wooncompagnie
"Vanaf het begin hebben wij de mogelijkheden gezien van DocSys. Een van de kernwaarden van NS is betrouwbaarheid. Wij eisen dit ook van onze leveranciers. Al jaren helpt DocSys op gebruikersvriendelijke en eenvoudige wijze bij het borgen van de huisstijl. Als organisatie maken wij een transitie naar marktwerking en klantgerichtheid. De ervaring met de huidige DocSys-suite maakt het mijn interne klant makkelijker om efficiënt van Office 2003 naar Office 2010 over te stappen."Evert-Jan van Himbergen, Projectmanager Corporate Identity NS
DocSys werkt op basis van open-standaarden en integreert hierdoor goed met Document Management Systemen. DocSys kan de benodigde informatie ophalen, verwerken tot de juiste vorm en – voorzien van een uniek kenmerk of metadata – weer opslaan in het DMS. DocSys faciliteert BYOD en samenwerken aan documenten vanaf iedere locatie.
Vaak zijn deze kenmerken onderdeel van het huisstijlmodel of beschikbaar via een datakoppeling. DocSys.DMS geeft de kenmerken dan automatisch door aan het DMS. Dit vergemakkelijkt het invoeren van een DMS.
Bij een mailing zorgt DocSys.DMS dat de verzonden documenten automatisch in de dossiers van elke geadresseerde wordt opgeborgen. Dit bespaart medewerkers een tijdrovende handmatige actie.
Genereer een mailing ‘op de server’ en werk gewoon op normale snelheid door. De criteria om te selecteren uit het CRM, Outlook of eigen maillijst kunnen worden opgeslagen als mailfilter (voor later hergebruik).
DocSys.DMS waarborgt de consistentie tussen metadata en het fysieke document in alle situaties. Dit voorkomt dat documenten ‘zoek’ raken door handig hergebruik van slimme gebruikers.
Vanaf iedere locatie en ieder device documenten maken en opslaan in het DMS behoort tot de mogelijkheden. U heeft slechts een device en internetverbinding nodig. DocSys faciliteert Bring Your Own Device.
Uw DMS kan op eenvoudige wijze DocSys.DMS aansturen alsof het een eigen opmaakmodule is. Dit is toegepast bij veel DMS-systemen, zoals SharePoint, SAP, DocuShare, FileNet, DocBase en Corsa.
We vertellen u graag meer over de mogelijkheden. Neem nu contact op voor een vrijblijvend advies of maak een afspraak voor een gratis demonstratie bij u op locatie. We zijn telefonisch bereikbaar via 053 – 789 0 987.