Modulaire software met uitgebreide Web API en open standaarden

Met DocSys borgt u huisstijlautomatisering, efficiënte documentcreatie én document output management met één applicatie. Onze flexibele standaard software met uitgebreide Web API voldoet aan open standaarden en biedt een passende oplossing voor iedere infrastructuur en programma van wensen en eisen. Faciliteer bijvoorbeeld het nieuwe werken en BYOD met onze volledige webbased oplossing DocSys Online (SaaS of On-premise). Kies voor een (gedeeltelijke) clientbased installatie of biedt documentgeneratie aan als service via een Enterprise Service Bus.

BEKIJK DE MODULES Gratis demo aanvragen

Logo Strukton, tevreden gebruiker DocSys

Strukton, een organisatie met diverse identiteiten profileert zich met één model

"Voor ons was het cruciaal dat het huisstijlsysteem eenvoudig door de werkmaatschappijen te gebruiken is én het beheer en onderhoud ons geen kopzorgen geeft. Wij kunnen zeer eenvoudig bedrijfsonderdelen toevoegen en wijzigen, terwijl de huisstijl volledig wordt geborgd. Doordat de modellen via het web worden geactualiseerd is onze IT-afdeling ook zeer tevreden met deze oplossing en gaat elk document bij elke werkmaatschappij in de juiste stijl de deur uit."
Esther Gruter, Communicatie Strukton
Holmatro gerbuikt DocSys.Web voor wereldwijde communicatie in huisstijl

DocSys borgt huisstijl Holmatro

Met B-ware hebben we op een eenvoudige manier een uniforme en efficiënte uitrol van onze documenten conform onze corporate identity gerealiseerd. Fantastisch! 
Gert Jan Uijtdewilligen, Manager Business Development & Corporate ICT

Gepersonaliseerde, foutloze correspondentie bij Menzis

“De medewerkers besparen veel tijd met DocSys.CRM. Zij vinden vooral de eenvoud en het gebruiksgemak bij het maken van huisstijlsjablonen ideaal. Ook verzorgt Docsys.CRM de output van contractgegevens uit Archie door middel van een Excelformulier. De output wordt voor het bronsysteem gebruikt en de gegevens op het Excelformulier zijn door Menzis zelf te bepalen.”
Maikel van Droffelaar, Functioneel Beheerder bij Menzis

Standaard software met uitgebreide (Web) API biedt de juiste oplossing voor document-gerelateerde optimalisatie

DocSys is modulaire open-standaard software waarmee u document-gerelateerde processen optimaliseert. Correspondentiemiddelen/documenten zijn automatisch in huisstijl en altijd voorzien van actuele gegevens en foutloze inhoud door het gebruik van intelligente tekstblokken en integraties met databases en systemen. We kunnen rechtstreeks koppelen met bijvoorbeeld uw ERP-systeem en HRM-systeem, maar u kunt document­generatie ook als dienst aanbieden via een Enterprise Service Bus (ESB). DocSys kan gecreëerde documenten geautomatiseerd: voorzien van metadata en een uniek kenmerk, op de juiste manier opslaan in bijvoorbeeld uw DMS, digitaal versturen/in een portal plaatsten en/of printen op het juiste papier.

Onze filosofie is dat je opmaak (huisstijl) en inhoud (tekstblokken, bedrijfsgegevens) van elkaar moet scheiden omdat dit beheer en onderhoud vereenvoudigt. Een adreswijziging of wijziging in een tekstblok hoeft hierdoor maar op één plek doorgevoerd te worden, waarna de aangepaste informatie gebruikt wordt in alle documenten. Het zorgt bijvoorbeeld ook dat inhoudsdeskundigen zonder assistentie van de IT-afdeling tekstblokken kunnen maken en wijzigen.

Uitgebreide (Web) API

DocSys beschikt over een uitgebreide (Web) API. Ook externe applicaties kunnen hierdoor gebruikmaken van alle functionaliteiten van DocSys, bijvoorbeeld via een Enterprise Service Bus.

Lees meer over integratie

On-premise of SaaS

Kies voor On-premise met eenvoudige ‘installation on demand’ door bijvoorbeeld een hyperlink die u via e-mail ontvangt. Of kies voor de SaaS-variant en installeer dus helemaal niet.

lees meer over DOcSys Online

Autorisatie

DocSys kan gebruikmaken van de bestaande Microsoft (en Novell) rechten- en rollenstructuur. Single sign-on is daarom net zo eenvoudig als het functioneel beheer: u hoeft er niet speciaals iets voor in te richten.

lees meer

Eenvoudig beheer

Bij migraties van bijvoorbeeld Office 2010 naar Office 2013 hoeft u de huisstijlmodellen niet aan te passen. Het beheer van tekstblokken en standaarddocumenten in het Brievenboek ligt buiten de IT-afdeling.

Lees meer over brievenboek

Gebruiksgemak

Maximaal gebruiksgemak betekent minimale helpdeskbelasting. Zo hebben drie ministeries bij elkaar de Frequently Asked Questions opgevraagd, omdat zij zelf geen beheerissues hadden.

eenvoudig documenten maken

Voor iedere client

Alle type clients worden ondersteund (desktop, laptop, tablet, smartphone, virtualisatie zowel Citrix als APP-V. Integratie met andere systemen vindt plaats op basis van markt- en open-standaarden.

27 REDENEN OM DOCSYS TE KIEZEN

IT-platformbeheer

Document Output Handler

Dit onderdeel is voor de gebruiker niet zichtbaar. Het verzorgt de integratie met andere systemen, waardoor overtypen of kopiëren van gegevens niet meer nodig is. Het zorgt ook dat documenten geautomatiseerd voorzien worden van een uniek kenmerk wanneer ze worden opgeslagen in bijvoorbeeld SharePoint. Dit vereenvoudigt het zoeken naar documenten. Naast datakoppelingen kan de Document Output Handler ook als intelligente printmodule fungeren voor andere systemen. Door bijvoorbeeld de opmaak uit uw CRM-, HRM- of ERP-pakket te halen vergroot u de flexibiliteit en verlaagt u de onderhoudskosten.

Open Standaard

De modellen van DocSys zijn in open standaard beschreven en de output kan altijd in open standaard geleverd worden.

Office Toolbar Manager

Door alle veelgebruikte (en toegestane) opmaakfuncties in de huisstijlwerkbalk of -lint te zetten, plaatst u een door u te controleren interface tussen uw Office-pakket en de gebruiker. Hierdoor merken gebruikers niet dat u naar een andere Microsoft Office-versie overgaat. De bediening blijft ongewijzigd werken, geen tijdsverlies of helpdeskcalls doordat gebruikers een functie niet meer kunnen vinden.

Office onafhankelijk

DocSys is Office Onafhankelijk. Er hoeft geen Microsoft Office geïnstalleerd te zijn om DocSys te kunnen gebruiken. U kunt bijvoorbeeld ook gebruikmaken van Apache OpenOffice, Libre Office of Google Documenten.

Platform- en browser-onafhankelijk

Omdat DocSys Online volledig online staat, is het voor gebruikers platform-onafhankelijk. Windows, Linux, Mac, iOS, Android, ieder besturingssysteem wordt ondersteund. DocSys Online werkt met iedere recente browser.

Printerladeaansturing

Met de Central Tray Manager kan voor elke printer worden ingesteld welke papierlade bij welke papiersoort hoort. Ook de modellen passen kleuren en afbeeldingen aan op de gekozen papiersoort. Hiermee regelt u op eenvoudige wijze de Printerladeaansturing over uw hele netwerk. Door deze voorzieningen bespaart u tussen de 2 en 4% op de kosten voor print- en drukwerk.

Software-installatie en rechtenbeheer

Installatie van software en modellen kan eenvoudig via uw bedrijfsnetwerk of intranet plaatsvinden. DocSys.Web faciliteert ‘installation on demand’ en ‘cascading model rollout’ voor al uw business units en locaties. DocSys.Web volgt uw bestaande Windows (active) directory-structuur. Dit biedt het grote voordeel dat voor rechten, rollen en autorisatie geen extra IT-inspanning nodig is. DocSys Online is een cloud-oplossing, hiervoor is dus geen installatie nodig (public en private cloud). DocSys Desktop is de clientbased variant voor documentcreatie in huisstijl. Voor de lokale installatie is geen server nodig.

Logo Strukton, tevreden gebruiker DocSys
NIBC gebruikt DocSys voor correspondentie in huisstijl
Het mInisterie van Veiligheid en Justitie gebruikt DocSys
Ecorys gebruikt DocSys voor correspondentie in huisstijl

Zelf de mogelijkheden zien?

We vertellen u graag meer over de mogelijkheden. Neem nu contact op voor een vrijblijvend advies of maak een afspraak voor een gratis demonstratie bij u op locatie. 
We zijn telefonisch bereikbaar via 053 – 789 0 987.

Informatie aanvraGEN Neem contact op