Wat DocSys uniek maakt

Opmaak en inhoud losgekoppeld

Wat DocSys onderscheidt van andere oplossingen is dat opmaak en inhoud van elkaar losgekoppeld zijn. Dit betekent dat locatiegegevens, logo’s en teksten niet ‘vast’ in de modellen (templates) staan. De benodigde informatie wordt supersnel opgehaald uit externe bronnen zoals uw CRM-systeem, Active Directory en/of DocSys/de in DocSys geïntegreerde boeken en op de juiste plek geplaatst dankzij het plekkenplan.

Het scheiden van opmaak en inhoud levert diverse voordelen op:

  • Er zijn minder modellen (sjablonen) nodig.
  • Met één basismodel kunt u verschillende soorten documenten maken. U kunt hierbij gebruikmaken van centraal beheerde tekstblokken en/of zelf tekst typen.
  • Correspondeert u in meerdere talen? Dan heeft u geen losse sjablonen ‘Brief Nederlands’, ‘Brief Engels’, ‘ Brief Duits’ enzovoorts meer nodig. Met één huisstijlmodel ‘Brief’ maakt u documenten in alle gewenste talen.
  • Ook wanneer uw organisatie meerdere identiteiten/huisstijlen kent en/of in specifieke gevallen logo’s van certificering en dergelijke wil toevoegen kan dit op basis van één model (in combinatie met de Multi Label Manager).
  • Daarnaast vereenvoudigt het onderhoud en beheer.
  • Omdat informatie niet vast in de modellen (templates) staat, hoeft u een adreswijziging of een wijziging in een tekst slechts op één plek door te voeren, in plaats van in alle afzonderlijke sjablonen
  • Tekstblokken zijn te maken en wijzigen zonder dat IT-kennis of assistentie van de IT-afdeling nodig is. Hierdoor kunnen inhoudsdeskundigen informatie op ieder gewenst moment actualiseren.

Scheiden van opmaak en inhoud

  • In onze huisstijlmodellen (DocSys sjablonen met extra intelligentie) is de opmaak vastgelegd.
  • Het plekkenplan bepaalt waar bepaalde informatie moet komen.

Het scheiden van opmaak en inhoud vereenvoudigt onderhoud en beheer van uw huisstijlsjablonen én teksten, zorgt dat de applicatie een lange levensduur heeft en dat de informatie altijd actueel is. De tekstblokken-functionaliteit zorgt dat u eenvoudig tekstblokken kunt maken. Medewerkers kunnen deze goed gecontroleerde teksten eenvoudig toevoegen aan documenten.

Deel deze pagina

Erasmus University Rotterdam
Astellas koos voor DocSys
Logo Arcadis
Alliander gebruikt DocSys voor correspondentie in huisstijl

Zelf de mogelijkheden zien?

We vertellen u graag meer over de mogelijkheden. Neem nu contact op voor een vrijblijvend advies of maak een afspraak voor een gratis demonstratie bij u op locatie. 
We zijn telefonisch bereikbaar via 053 – 789 0 987.

Informatie aanvraGEN Neem contact op