Wij geloven in de kracht van eenvoud

Erasmus Universiteit heeft jarenlang HR-documenten met een ouderwets DOS-programma dat ooit ontwikkeld is als intern project. Dit werkte niet helemaal naar behoren. Daar was DocSys!

DocSys is in de loop van de jaren op meerdere afdelingen ingezet en wordt door 15.000 medewerkers gebruikt die nu jaarlijks eenvoudig miljoenen brieven genereren.

Alle soorten desktop clients (van Citrix tot roaming profiles en SharePoint) zijn omgezet naar een volledig online te gebruiken systeem.

DocSys combineert het rijksbrede huisstijlmodel en de vaste tekstblokken tot een standaard document. Als een medewerker een standaard document selecteert, worden automatisch het rijksbrede huisstijlmodel en de gedefinieerde tekstblokken toegevoegd.

In het kader van professionaliteit en uitstraling was ’s Heeren Loo op zoek naar een passend, snel, gebruiksvriendelijk, beheer(s)baar, eenvoudig te begrijpen en toe te passen documentcreatie systeem.

Binnen de organisatie is het cruciaal dat alle documenten worden opgeslagen met minimale inspanning voor de gebruiker en dat metadata geautomatiseerd wordt toegevoegd. DocSys bood de juiste documentcreatie oplossing.

Het vereenvoudigen van het maken van documenten in de juiste huisstijl, overzichtelijk beheer en eenvoudig gebruik, stonden hoog op de prioriteitenlijst bij de selectie van een nieuw document creatiesysteem.